Siamo alla ricerca di un/una Executive Assistant con possibilità di inserimento a lungo termine presso i nostri uffici a Rho (MI). Responsabilità principali Le attività previste sono riportate di seguito: 1. Gestione amministrativa: - Attività di segreteria generale tra i quali gestione della corrispondenza, chiamate e ordini. - Monitoraggio dello scadenziario e rinnovi. - Monitoraggio dell’inventario. 2. Gestione contabile: - Fatturazione attiva e passiva. - Gestione dei solleciti dei pagamenti. - Coordinamento delle attività contabili in collaborazione con il commercialista. - Inserimento dei pagamenti sul portale della banca. 3. Gestione certificazioni ISO: - Aggiornamento e archiviazione dei documenti, certificati e report. - Aggiornamento dei documenti necessari per le certificazioni ISO 9001, 14001 e 45001. - Preparazione dei documenti necessari per la certificazione ISO 27001. 4. Gestione del personale: - Monitoraggio delle presenze e gestione documentale delle trasferte. - Verifica e registrazione delle presenze, note spese e buoni pasto. - Coordinamento con il medico competente per visite, sopralluoghi e riunioni periodiche. - Organizzazione logística (prenotazione voli, alberghi, taxi). - Supporto nell’elaborazione dei cedolini in collaborazione con il consulente del lavoro. - Gestione delle pratiche di assunzione e cessazione, tirocini e rapporti con le Università. - Coordinamento dei corsi obbligatori e facoltativi. 5. Gestione delle commesse - Preparazione e aggiornamento dei documenti a supporto. 6. Gestione del business plan KS e Hierarchy 4.0 - Preparazione e aggiornamento dei documenti a supporto. - Preparazione delle pratiche per il nuovo immobile e ristrutturazione. 7. Creazione di presentazioni, minute di meeting e report aziendali. 8. Altri compiti propri del ruolo. Requisiti - Diploma o Laurea Triennale. - Esperienza pregressa in un ruolo simile, preferibilmente in aziende operanti nel settore ingegneristico a livello internazionale. - Ottima conoscenza delle funzionalità di Microsoft Excel - Ottima conoscenza del pacchetto Microsoft Office in generale (Outlook, Word, PowerPoint, Teams). - Conoscenza del pacchetto Google Workspace. - Ottima conoscenza della lingua inglese, sia parlata che scritta. Soft skills - Capacità di anticipare le esigenze e mentalità orientata al problem solving. - Capacità di comunicare in modo chiaro e diretto e predisposizione alle relazioni interpersonali. - Adattamento ai cambiamenti e abilità nell’organizzare le attività per rispettare le scadenze. - Capacità di lavorare in modo indipendente, mantenendo riservatezza e affidabilità nelle mansioni quotidiane. Benefit offerti - Buoni pasto. - Welfare aziendale. - Partecipazione a eventi di teambuilding. Orario di lavoro: Full-time, 40 ore settimanali (lunedì-venerdì, dalle 9:00 alle 18:00). Contratto di lavoro: Tempo determinato Domande di preselezione: - Hai esperienza nell'utilizzo di Excel? Lingua: - Inglese (Obbligatorio)