Position Mission
Possiede le qualifiche e le competenze giuste per questo lavoro? Lo scopra qui sotto e invii la sua candidatura per essere preso/a in considerazione.
La risorsa selezionata sarà inserita presso la reception della sede di Badoere di Morgano (TV) e avrà il compito di gestire le attività legate a viaggi e trasferte aziendali, garantendo un servizio efficiente, puntuale e in linea con le policy aziendali.
Responsibilities
Gestione delle trasferte
Gestione delle richieste di trasferta, interfacciandosi con i dipendenti interessati
Supporto all'organizzazione dei viaggi nel rispetto della Travel Policy aziendale
Coordinamento con le funzioni interne per eventuali esigenze specifiche legate agli spostamenti
Prenotazioni
Prenotazione di: strutture alberghiere, mezzi di trasporto (aerei, treni, auto a noleggio), trasferimenti locali (taxi, NCC, shuttle)
Individuazione delle migliori soluzioni qualità/prezzo, in linea con le esigenze operative e le normative aziendali
Gestione di modifiche, variazioni e cancellazioni delle prenotazioni
Supporto e assistenza
Punto di riferimento per i dipendenti per qualsiasi esigenza connessa a viaggi e trasferte
Supporto operativo
prima, durante e dopo la trasferta
Collaborazione con gli altri uffici Travel del Gruppo, se necessario
Reception e Front Office
Presidio della reception e gestione del
centralino telefonico
, con smistamento delle chiamate verso le funzioni competenti
Accoglienza dei visitatori
(clienti, fornitori, consulenti, ospiti)
Registrazione degli ingressi
secondo le procedure aziendali e verifica delle autorizzazioni di accesso
Supporto logistico e informativo ai visitatori durante la permanenza in sede
Gestione della
corrispondenza in entrata e uscita
(posta, corrieri, consegne)
Attività di
protocollo e archiviazione documentale
, sia in formato cartaceo sia digitale, nel rispetto delle procedure interne
Gestione Cassa
Gestione della
cassa di sede
per spese minute e anticipi autorizzati
Registrazione e rendicontazione delle operazioni di cassa secondo le procedure interne
Supporto amministrativo per la corretta
archiviazione della documentazione contabile
Gestione Parco Auto Aziendale
Gestione delle
prenotazioni delle auto aziendali
Coordinamento della
consegna e del ritiro delle chiavi
Monitoraggio della disponibilità delle vetture e segnalazione di eventuali anomalie o necessità di intervento
Prenotazione di auto a noleggio
, quando necessario, nel rispetto delle policy aziendali
Supporto Logistico e Servizi di Sede
Gestione degli
acquisti di cancelleria e materiale di consumo
, su richiesta delle funzioni aziendali
Monitoraggio delle scorte e riordino del materiale necessario al corretto funzionamento degli uffici
Supporto organizzativo in occasione di
eventi, riunioni o visite con ospiti esterni
, inclusa:
prenotazione e coordinamento di
rinfreschi, coffee break o servizi di catering
supporto logistico alle attività collegate all'evento
Technical Skills, Qualifications and Professional Experience
in possesso di diploma
esperienza pregressa nel ruolo
buona conoscenza del pacchetto Office
buona conoscenza della lingua Inglese
Completano il profilo buone doti comunicative e relazionali, flessibilità operativa e team working.
Si offre un contratto a tempo determinato della durata di 12 mesi.