Per un prestigioso fondo d'investimento siamo alla ricerca di una figura di Office Manager (80%) - Executive/Personal Assistant (20%) per l'ufficio di Milano centro.
Si offre contratto a tempo indeterminato con il seguente pacchetto retributivo:
Ral fino a 65 K + premio.
Smartworking previsto in casi eccezionali.
Il profilo ideale è una persona con solida esperienza nel ruolo e conoscenza fluente della lingua inglese.
La provenienza da contesti finanziari sarà considerato un plus in fase di selezione.
Responsabilità principali:
Gestione dell'ufficio:
Supervisionare le operazioni quotidiane dell'ufficio, assicurando un contesto di lavoro efficiente e ben strutturato.
Gestire la manutenzione dell'ufficio, le forniture e le attrezzature.
Coordinare i servizi di pulizia, sicurezza e manutenzione.
Gestire la posta, le telefonate e le comunicazioni in entrata e in uscita.
Supporto amministrativo:
Fornire supporto amministrativo al team finanziario, inclusa la gestione di documenti, archiviazione e organizzazione di riunioni.
Preparare e modificare documenti, presentazioni e report.
Gestire l'agenda del Managing Director e organizzare viaggi e appuntamenti.
Gestione dei rapporti con fornitori esterni.
Supportare il CEO in aspetti organizzativi personali/familiari.
Gestione finanziaria di base:
Gestire le spese dell'ufficio e i budget.
Elaborare e registrare fatture e pagamenti.
Monitorare i conti bancari e le transazioni finanziarie.
Collaborare con il team finanziario per la preparazione di report finanziari di base.
Risorse umane:
Supportare il processo di onboarding per i nuovi dipendenti.
Gestire le presenze e le assenze dei dipendenti.
Coordinare la formazione e lo sviluppo del personale.
Gestire le comunicazioni interne e organizzare eventi aziendali.
Conformità e procedure:
Assicurarsi che l'ufficio rispetti tutte le normative e le procedure aziendali.
Mantenere la riservatezza delle informazioni finanziarie e aziendali.
Implementare e migliorare le procedure amministrative.