Pmo & bid manager

GATE REI è una società benefit e incubatore certificato che progetta, attiva e gestisce spazi collaborativi e programmi di innovazione, con l'obiettivo di generare crescita economica e impatto territoriale attraverso capitale umano e trasformazione digitale.

Operiamo come piattaforma che connette startup, imprese, pubbliche amministrazioni e università, sviluppando progetti nei campi dell'education STEAM, dell'AI, della formazione e dello sviluppo territoriale ed urbano. Abbiamo 13 HUB in gestione in Italia ed nu rete di collaborazione estesa con città e regioni per lo sviluppo locale.

Grazie a un'ampia rete di collaborazione con atenei e corporate italiani, lavoriamo sulla valorizzazione dei talenti, sulla formazione avanzata e sull'employer branding, costruendo pipeline di competenze e percorsi skilling e upskilling.

Entrare in GATE REI significa lavorare in un contesto:

• imprenditoriale, non corporate
• in crescita e in evoluzione
• con forte integrazione tra progetti, persone e territori
• dove i processi non sono dati, ma si costruiscono

È un ruolo adatto a chi vuole:

• vedere impatto diretto del proprio lavoro
• contribuire a strutturare un'organizzazione in crescita
• lavorare a stretto contatto con il management
• costruire ordine e funzionamento dove oggi c'è complessità

Stiamo cercando una figura di PMO & Bid Manager con il compito di rendere più ordinato, efficace e scalabile il funzionamento operativo e amministrativo dell'organizzazione. Il ruolo è trasversale e funge da cerniera operativa tra Operations, Business Development e Amministrazione. Non è un ruolo dirigenziale/corporate, ma una funzione dal forte approccio pratico (hands-on), adatta a un/a professionista con 3-5 anni di esperienza che vuole strutturare i processi di un'azienda agile in forte crescita.

Cosa farai:

1. Gare, Appalti e Contrattualistica (Lato Fornitore/Azienda)

• Gestione operativa della partecipazione a gare d'appalto (pubbliche e private) e bandi, curando la predisposizione della documentazione amministrativa per conto di GATE REI.
• Monitoraggio dei requisiti di capacità, scadenze e coordinamento con il Business Development per la presentazione delle offerte.
• Gestione, organizzazione e monitoraggio dei contratti con clienti (es. Pubbliche Amministrazioni, Corporate) e fornitori, in coordinamento con i consulenti legali.

2. Processi operativie gestione commesse

• Supporto alla strutturazione dei processi operativi interni.
• Supporto ai Project Manager nel monitoraggio delle commesse (milestone, attività, budget).
• Miglioramento dei flussi di lavoro aziendali per ridurre il micromanagement del vertice.

3. Utilizzo e adozione ERP aziendale

• Verifica della coerenza tra processi operativi e tracciamento digitale sul sistema gestionale.
• Supporto al team nell'adozione dell'ERP aziendale per la digital transformation della gestione delle commesse.

4. Compliance, Affari Generali e HR Amministrativo

• Interfaccia e coordinamento con i consulenti esterni per la compliance (GDPR, Sicurezza, Whistleblowing).
• Raccolta dati e documentazione HR da trasmettere al consulente del lavoro (scadenze contratti, proroghe).

Cosa NON è questo ruolo (Per fare massima chiarezza):

• NON è un ruolo nella Pubblica Amministrazione (lavoriamo con la PA, ma siamo un'azienda privata e dinamica).
• NON è un ruolo per profili Executive/Director (cerchiamo una figura operativa, exp. 3-5 anni).
• NON è un ruolo legale, contabile puro o di vendita.

• Esperienza: da 3 a un massimo di 5 anni in ruoli di PMO, in contesti aziendali, o consulenza organizzativa.
• Competenze chiave: Conoscenza approfondita delle dinamiche di partecipazione a gare d'appalto pubbliche (lato azienda partecipante), gestione documentale, implementazione processi digitali e familiarità con sistemi ERP.
• Mindset: Forte attitudine a portare ordine nella complessità, autonomia e orientamento al problem solving in contesti non ancora del tutto strutturati.

Modalità ibrida presenza e smart.

Possibili sedi di riferimento:

• Pisa
• Milano
• Modena