Siamo alla ricerca di un/una Personal Assistant dinamico/a e proattivo/a che supporti l’Amministratore Delegato nelle attività quotidiane, gestendo in modo efficiente il suo calendario, le comunicazioni e le priorità.
La figura avrà inoltre responsabilità di Office Management, garantendo l’organizzazione e il buon funzionamento degli uffici.
IL TUO RUOLO IN SIXT
Nel ruolo di Personal Assistant sarai responsabile di:
- Gestione agenda e pianificazione impegni: organizzazione e coordinamento dell’agenda dell’Amministratore Delegato, inclusa la programmazione di riunioni, appuntamenti, conferenze e viaggi di lavoro, con attenzione al dettaglio e alla gestione delle priorità strategiche
- Preparazione documenti e presentazioni: redazione e revisioni di report, documenti ufficiali e presentazioni, adattati alle esigenze e al pubblico di riferimento
- Coordinamento con team interni ed esterni: facilitazione del flusso di informazioni tra l’Amministratore Delegato e i vari dipartimenti aziendali, oltre alla gestione dei rapporti con clienti, partner e fornitori esterni
- Organizzazione eventi e meeting: supporto nella pianificazione e gestione di incontri di lavoro, conferenze e eventi aziendali, curando tutti gli aspetti logistici e organizzativi
- Gestione informazioni riservate: mantenimento della massima discrezione e riservatezza nella gestione di informazioni sensibili e documentazione confidenziale
Nel ruolo di Office Management sarai responsabile di:
- Gestione forniture e materiali di consumo: monitoraggio e approvvigionamento puntuale di materiali per l’ufficio (cancelleria, dispositivi, prodotti per la pulizia), negoziazione con fornitori e ricerca di soluzioni ottimali in termini di qualità e costi
- Coordinamento con fornitori di servizi esterni: gestione dei rapporti con società di pulizie, manutenzione, sicurezza, catering e altri servizi di supporto, garantendo la puntualità e la qualità degli interventi
- Organizzazione e supervisione degli spazi di lavoro: cura degli ambienti, ottimizzazione degli spazi comuni, gestione di eventuali esigenze di ristrutturazione o miglioramento degli uffici
- Gestione fatture: verifica dei costi e gestione fatture relative ai servizi relativi alla sede centrale tramite gestionale interno
- Gestione della corrispondenza: gestione della posta in entrata e uscita, inclusa il corretto smistamento della posta cartacea e digitale, con particolare attenzione alla gestione della posta elettronica certificata (PEC) per garantire la conformità legale e la tempestività delle comunicazioni ufficiali
LE TUE COMPETENZE CONTANO
- Esperienza: hai una comprovata esperienza pregressa nel ruolo, in aziende strutturate ed internazionali
- Organizzazione e gestione del tempo: hai ottime capacità di pianificare e coordinare, gestendo la quotidianità e le scadenze e il rispetto delle priorità strategiche.
- Comunicazione efficace: hai ottime doti comunicative, sia scritte che orali, per gestire in modo professionale ed efficace le comunicazioni interne ed esterne, nazionali e internazionali.
- Competenze linguistiche: sei fluente in inglese, sia in forma scritta che parlata
- Conoscenze informatiche: hai una conoscenza avanzata dei sistemi MS Office e degli strumenti per la programmazione di organizzazione (Outlook, calendar sharing, etc.)
- Collaborazione e coordinamento interfunzionale: hai ottime capacità relazionali e Attitudine a lavorare in sinergia con diversi dipartimenti aziendali e interlocutori esterni per facilitare il flusso di informazioni e supportare processi decisionali efficaci.
COSA OFFRIAMO
- Compenso Vantaggioso Ricevi uno stipendio mensile attraente, con tredicesima e quattordicesima mensilità
- Attrezzatura & Smartworking Goditi la flessibilità dello smartworking (sei giorni al mese), con un laptop e un telefono forniti per garantire la massima efficienza lavorativa
- Indennità Pasto Beneficia di un ticket restaurant giornaliera di 8 € per ogni giorno lavorato
- Salute, Fitness & Benessere Assicurazione sanitaria completa, accesso gratuito a una palestra e una cucina completamente attrezzata a tua disposizione
- Formazione & Crescita Professionale Partecipa a corsi di formazione aziendali con aggiornamenti regolari ed esplora opportunità di crescita sia verticali che orizzontali
- Benefici Esclusivi per i Dipendenti Approfitta di sconti per familiari e amici e tariffe vantaggiose sui servizi
La selezione è rivolta ad entrambi i sessi secondo quanto previsto dal D.Lgs 198/2006