Siamo alla ricerca di un/una Personal Assistant dinamico/a e proattivo/a che supporti l’Amministratore Delegato nelle attività quotidiane, gestendo in modo efficiente il suo calendario, le comunicazioni e le priorità. La figura avrà inoltre responsabilità di Office Management, garantendo l’organizzazione e il buon funzionamento degli uffici. IL TUO RUOLO IN SIXT: Nel ruolo di Personal Assistant sarai responsabile di: - Gestione agenda e pianificazione impegni:organizzazione e coordinamento dell’agenda dell’Amministratore Delegato, inclusa la programmazione di riunioni, appuntamenti, conferenze e viaggi di lavoro, con attenzione al dettaglio e alla gestione delle priorità strategiche - Preparazione documenti e presentazioni: redazione e revisioni di report, documenti ufficiali e presentazioni, adattati alle esigenze e al pubblico di riferimento - Coordinamento con team interni ed esterni:facilitazione del flusso di informazioni tra l’Amministratore Delegato e i vari dipartimenti aziendali, oltre alla gestione dei rapporti con clienti, partner e fornitori esterni - Organizzazione eventi e meeting:supporto nella pianificazione e gestione di incontri di lavoro, conferenze e eventi aziendali, curando tutti gli aspetti logistici e organizzativi - Gestione informazioni riservate:mantenimento della massima discrezione e riservatezza nella gestione di informazioni sensibili e documentazione confidenziale Nel ruolo di Office Management sarai responsabile di: - Gestione forniture e materiali di consumo: monitoraggio e approvvigionamento puntuale di materiali per l’ufficio (cancelleria, dispositivi, prodotti per la pulizia), negoziazione con fornitori e ricerca di soluzioni ottimali in termini di qualità e costi - Coordinamento con fornitori di servizi esterni: gestione dei rapporti con società di pulizie, manutenzione, sicurezza, catering e altri servizi di supporto, garantendo la puntualità e la qualità degli interventi - Organizzazione e supervisione degli spazi di lavoro: cura degli ambienti, ottimizzazione degli spazi comuni, gestione di eventuali esigenze di ristrutturazione o miglioramento degli uffici - Gestione fatture: verifica dei costi e gestione fatture relative ai servizi relativi alla sede centrale tramite gestionale interno - Gestione della corrispondenza: gestione della posta in entrata e uscita, inclusa il corretto smistamento della posta cartacea e digitale, con particolare attenzione alla gestione della posta elettronica certificata (PEC) per garantire la conformità legale e la tempestività delle comunicazioni ufficiali LE TUE COMPETENZE CONTANO: - Esperienza: hai una comprovata esperienza pregressa nel ruolo, in aziende strutturate ed internazionali - Organizzazione e gestione del tempo: hai ottime capacità di pianificare e coordinare, gestendo la quotidianità e le scadenze e il rispetto delle priorità strategiche. - Comunicazione efficace:hai ottime doti comunicative, sia scritte che orali, per gestire in modo professionale ed efficace le comunicazioni interne ed esterne, nazionali e internazionali. - Competenze linguistiche:sei fluente in inglese, sia in forma scritta che parlata - Conoscenze informatiche:hai una conoscenza avanzata dei sistemi MS Office e degli strumenti per la programmazione di organizzazione (Outlook, calendar sharing, etc.) - Collaborazione e coordinamento interfunzionale:hai ottime capacità relazionali e Attitudine a lavorare in sinergia con diversi dipartimenti aziendali e interlocutori esterni per facilitare il flusso di informazioni e supportare processi decisionali efficaci. COSA OFFRIAMO: - Compenso Competitivo Ricevi uno stipendio mensile attraente, con tredicesima e quattordicesima mensilità - Attrezzatura & Smartworking Goditi la flessibilità dello smartworking (sei giorni al mese), con un laptop e un telefono forniti per garantire la massima efficienza lavorativa - Indennità PastoBeneficia di un ticket restaurant giornaliera di 8 € per ogni giorno lavorato - Salute, Fitness & Benessere Assicurazione sanitaria completa, accesso gratuito a una palestra e una cucina completamente attrezzata a tua disposizione - Formazione & Crescita ProfessionalePartecipa a corsi di formazione aziendali con aggiornamenti regolari ed esplora opportunità di crescita sia verticali che orizzontali - Benefici Esclusivi per i DipendentiApprofitta di sconti per familiari e amici e tariffe vantaggiose sui servizi La selezione è rivolta ad entrambi i sessi secondo quanto previsto dal D.Lgs 198/2006