Bludental Clinique, network di cliniche odontoiatriche in resistente crescita, è alla ricerca di un* Executive Assistant* da inserire nel proprio team.
Obiettivi del ruolo:
- Assicurare il corretto flusso informativo e organizzativo tra Direzione e team aziendali.
- Garantire la massima riservatezza e precisione nella gestione dei dati sensibili.
- Coordinare attività, meeting e trasferte riducendo inefficienze e imprevisti.
- Supportare la Direzione nella preparazione di documenti strategici e presentazioni.
Mansioni e responsabilità:
- Organizzazione di riunioni per il CEO(interne ed esterne)
- Organizzazione, follow-up e modifiche delle riunioni ricorrenti con i membri dell'Executive Committee (ExCo) individualmente
- Organizzazione, follow-up e modifiche delle riunioni ricorrenti organizzate o richieste dal CEO (tutte pianificate a partire dall'agenda del CEO)
- Prenotazione delle sale riunioni
- Verifica delle sale e delle attrezzature audio/video per incontri di alto livello
- Prenotazione di voli, treni, taxi e altri mezzi di trasporto (online e offline tramite agenzia viaggi)
- Preparazione del programma di viaggio dettagliato
- Verifica di tutti gli aspetti organizzativi in loco (prenotazione sale riunioni, catering, trasporti locali, prenotazione cene, ecc.)
- Follow-up e gestione di modifiche dell'ultimo minuto al programma
- Check-in dei voli
- Gestione delle pratiche per il visto
- Organizzazione delle riunioni mensili dell'ExCo e di qualsiasi altra riunione correlata
- Preparazione dell'agenda dell'ExCo
- Invio di inviti calendario agli ospiti esterni
- Presenza e assistenza completa durante ogni riunione
- Organizzazione del programma di onboarding per i nuovi membri dell'ExCo
- Primo contatto confidenziale con i nuovi membri dell'ExCo (es. organizzazione del viaggio di ricollocamento, programma, prenotazione voli e trasferimenti)
- Organizzazione degli incontri annuali off-site:
o Ricerca e verifica della location
o Definizione del programma e gestione degli aspetti logistici
Competenze:
- Ottima padronanza del pacchetto Office (Excel, PowerPoint, Outlook).
- Buona conoscenza di software di gestione agenda e project management
- Conoscenza fluente della lingua inglese (C2)
- Eccellenti capacità organizzative e di problem solving.
- Riservatezza e affidabilità.
- Comunicazione chiara ed efficace.
- Gestione delle priorità e resistenza allo stress.
- Flessibilità e orientamento al risultato.
Esperienze e abilità:
- Esperienza pregressa di almeno 3 in ruoli di Executive Assistant, Personal Assistant o Office Manager a diretto supporto di Top Management (CEO, Direttori Generali o membri del Board).
- Esperienza maturata in contesti multinazionali o corporate complessi, con reporting internazionale.
- Comprovata esperienza nella gestione di comitati esecutivi e consigli di amministrazione, inclusa la preparazione di materiali confidenziali e la gestione della logistica di alto livello.
- Background nella coordinazione di eventi aziendali, trasferte internazionali e programmi di onboarding per dirigenti.
- Esperienza nella gestione di informazioni sensibili e relazioni con stakeholder esterni, quali consulenti, studi legali, investitori e partner istituzionali.