Finalità del Ruolo
Il Coordinatore Amministrativo dei Servizi Operativi fornisce supporto amministrativo strutturato per tutte le funzioni non-accademiche della scuola, incluse manutenzione, pulizie, ristorazione, sicurezza e servizi generali.
Il ruolo garantisce il coordinamento, la documentazione e il follow-up dei processi operativi chiave e contribuisce al funzionamento quotidiano fluido dei servizi scolastici.
La posizione riporta al Direttore delle Operazioni e collabora con vari dipartimenti interni e fornitori esterni per garantire la gestione tempestiva delle attività di servizio, delle scadenze e del supporto alla conformità.
Mansioni e Responsabilità Principali
1. Coordinamento Amministrativo
-- Gestire calendari, appuntamenti, visite di appaltatori e riunioni di coordinamento interno
-- Preparare e distribuire liste di attività, verbali di riunione, registri di servizio e log di stato
-- Effettuare follow-up su elementi aperti e richieste in sospeso con team interni e fornitori esterni
-- Mantenere aggiornate le cartelle con le versioni pertinenti di documenti operativi, preventivi e registri
2. Comunicazione e Documentazione
-- Redigere e gestire la corrispondenza con fornitori, appaltatori e autorità pubbliche
-- Supportare la raccolta preventivi, il monitoraggio degli approvvigionamenti e la documentazione di acquisti e contratti di servizio
-- Assistere con la documentazione interna per l'onboarding del personale operativo (es. uniformi, armadietti, tessere identificative)
-- Mantenere un sistema di archiviazione chiaro e sicuro (digitale e fisico) per i documenti operativi
3. Supporto Conformità e Ispezioni
-- Preparare, aggiornare e organizzare la documentazione richiesta per ispezioni, audit o depositi presso autorità esterne (es. sicurezza antincendio, igiene, conformità edilizia)
-- Fornire supporto pratico durante le visite di appaltatori, ispettori o consulenti
-- Monitorare le scadenze per la presentazione di documenti e garantire follow-up e promemoria tempestivi
4. Supporto Generale
-- Assistere con il coordinamento logistico di base per eventi scolastici, attività stagionali o consegne da fornitori
-- Interfacciarsi con il personale di altri dipartimenti quando è necessario supporto di coordinamento per mantenere la continuità operativa
-- Partecipare allo sviluppo e al mantenimento delle Procedure Operative Standard (SOP) e dei registri correlati
Esclusioni e Protezioni Legali
Questo ruolo non comporta:
-- Responsabilità di supervisione su personale tecnico o di manutenzione
-- Autorizzazione legale o finanziaria per emettere ordini vincolanti o firmare contratti
-- Redazione di documenti tecnici di conformità (es. per CPI, SCIA), benché possa supportare la raccolta e l'organizzazione di tali file
-- Attività di front-office relative all'amministrazione di studenti, genitori o accademica
Tutte le responsabilità devono rimanere nell'ambito del supporto e coordinamento dei servizi operativi.
Requisiti Minimi
Esperienza
-- Almeno 2 anni di esperienza amministrativa in ospitalità, facility management, servizi immobiliari o settori correlati
-- Familiarità con il coordinamento di appaltatori o fornitori e processi di approvvigionamento di base
-- Esperienza nel supporto di logistica o operazioni in un ambiente complesso orientato ai servizi
Competenze Linguistiche e Digitali
-- Padronanza dell'italiano (parlato e scritto) -- obbligatorio
-- Conoscenza lavorativa dell'inglese
-- Competenza in Microsoft Office (Outlook, Word, Excel) e capacità di utilizzare cartelle condivise o semplici strumenti di monitoraggio
Caratteristiche Personali
-- Strutturato, affidabile e orientato alle attività
-- Tenace nel follow-up e nel monitoraggio delle scadenze
-- Discreto e professionale nella gestione di documentazione e comunicazioni interne
-- A proprio agio nel comunicare sia con il personale di servizio che con le figure dirigenziali
-- Adattabile, collaborativo e in grado di operare in un ambiente scolastico in fase di avviamento
Tutela dei Minori e Verifiche dei Precedenti
Cheltenham College Lombardy è impegnata nella protezione di bambini e giovani.
Il candidato selezionato deve fornire:
-- Certificato del Casellario Giudiziale
-- Certificato dei Carichi Pendenti
e firmare il Codice di Condotta per la Protezione dei Minori della scuola, partecipando alla formazione obbligatoria sulla salvaguardia.
Contratto di lavoro: Tempo completo, Tempo indeterminato
Retribuzione: €20.000,00 - €30.000,00 all'anno
Benefit:
Assistenza sanitaria integrativa
Parcheggio libero
Domande di preselezione:
piena padronanza Microsoft Office
Istruzione:
Scuola Secondaria di II livello (Superiori) (Preferenziale)
Esperienza:
supporto amministrativo: 2 anni (Obbligatorio)
Lingua:
Inglese (Obbligatorio)
Disponibilità a viaggiare:
25% (Preferenziale)
📌 Operations Administrative Coordinator
🏢 Edumaax
📍 Bardi