OFFICE MANAGER
La figura selezionata dovrà coniugare professionalità e discrezione, in linea con l’identità e il posizionamento di alto livello della società, riuscendo a combinare precisione operativa, cura dell’esperienza dell’ospite e capacità di coordinamento interno, fornendo un presidio trasversale anche su attività di supporto IT. In particolare, si occuperà di:
Accoglienza e gestione ospitiAccoglienza clienti e visitatori;
Cura dell’esperienza dell’ospite;
Preparazione, riordino e cura degli spazi (sale riunioni, reception, aree comuni);Gestione sale riunioni e meetingVerifica dello stato delle sale;
Supporto logistico e organizzativo per meeting in presenza, videocall;
Allestimento per pranzi di lavoro, in costante coordinamento con assistenti e team.Supporto area ITGestione operativa degli acquisti IT (hardware di base, accessori, materiali di consumo), in coordinamento con i referenti interni;
Monitoraggio delle dotazioni IT e segnalazione di eventuali necessità o criticità, con interfaccia con la società IT esterna per segnalazioni e coordinamento degli interventi;
Supporto di primo livello agli utenti per problematiche semplici (es. connessioni, sale riunioni, videocall);
Supporto logistico nell’onboarding di nuovi dipendenti (predisposizione postazioni, dotazioni base).Front office e comunicazioneGestione del centralino telefonico;
Gestione degli accessi degli ospiti e comunicazione con i team interni;
Ricezione e gestione di corrispondenza, pacchi e spedizioni.Gestione operativa e organizzativaSupervisione e riordino delle dotazioni della reception (bevande, materiali, forniture);
Gestione degli acquisti generali;
Supporto alle attività di segreteria (es. organizzazione viaggi, modifiche prenotazioni, supporto documentale);
Coordinamento con fornitori.Si richiedono:Diploma;
Esperienza pregressa nel ruolo, preferibilmente in contesti di rappresentanza o in società di consulenza strutturate;
Ottime doti relazionali, comunicative