Meraki BV: - Agenzia per il lavoro con sede in piazza Vetra 17, 20121, Milano. Iscrizione all'Albo Informatico delle Agenzie per il Lavoro - Sez. I - n. 19 del 24 gennaio 2025 Per una azienda cliente operante nel settore agricolo, cerchiamo N.1 SEGRETARIA/O AMMINISTRATIVA/O. La risorsa sarà inserita in un contesto affermato e affiancando il Responsabile dell’ufficio, si occuperà di coadiuvare la funzione amministrativa nella realizzazione di servizi contabili, in base alle indicazioni ricevute, e curare l’efficace realizzazione di servizi di carattere generale, in conformità con le procedure e i regolamenti dell’impresa. Principali mansioni e responsabilità - Provvedere alla tempestiva presa in carico delle informazioni, cartacee e informatiche, relative a ordini dei fornitori, ponendo in atto le necessarie azioni di controllo formale e di merito (coerenza preventivi, fatture/ bolle/ordini) relazionandosi con le risorse interessate per la sistemazione di eventuali anomalie, assicurando il sistematico aggiornamento dei relativi archivi - Assicurare la predisposizione dello scadenziario per i pagamenti da effettuare sulla base dei termini contrattuali, provvedendo all’archiviazione secondo le procedure aziendali - Assicurare un servizio di accoglienza di visitatori e clienti esterni conformemente agli standard di servizio aziendale, provvedendo - ove necessario - all'organizzazione dei locali e alla preparazione di mezzi e strumenti per un'efficace realizzazione di incontri e riunioni - Provvedere all’organizzazione dei viaggi e soggiorni del Management e di altre risorse aziendali, svolgendo tutte le attività connesse (prenotazioni, taxi, hotel), in coerenza con gli standard e le procedure aziendali - Gestire le comunicazioni telefoniche in entrata vagliando le motivazioni della comunicazione e destinandola con tempestività alle risorse interessate - Curare la gestione della cancelleria aziendale e materiali per prove di campo, verificando scorte e punti di riordino, valutando, se del caso, i fornitori ed i relativi listini, esaminando ed evadendo le richieste (“pre-ordini”) provenienti dalle diverse strutture aziendali - Collaborare, sulla base delle informazioni provenienti dai settori aziendali interessati, alle attività di ritiro di materiali, curando la richiesta allo spedizioniere e la comunicazione al cliente/destinatario, provvedendo all'aggiornamento degli specifici file e del gestionale, verificando sistematicamente lo stato della spedizione - Gestire il ricevimento di pacchi e materiali destinati ai processi produttivi o gestionali, trattenendo in reception la merce ricevuta e avvisando dell'arrivo dei corrieri le risorse interessate - Curare l’approvvigionamento e la consegna del vestiario e dei DPI destinati ai dipendenti, provvedendo altresì alle verifiche e al rifornimento, in conformità con le normative SPP - Curare la gestione conclusiva della procedura “note spese”, verificando i giustificativi e i visti di approvazione dei Responsabili, e provvedendo alla corretta archiviazione - Gestire l'attuazione di servizi generali di pulizia, giardinaggio e manutenzione dell’immobile, fornendo indicazioni alle risorse esterne ed interne preposte alle diverse funzioni e monitorandone l'operato, effettuando frequenti supervisioni per garantire pulizia e decoro di spazi e ambienti - Provvedendo all’aggiornamento del portale Oramast relativamente all’inserimento delle informazioni relative a convocazione e visite mediche, in conformità con le normative di SSP - Su richiesta del Responsabile, svolgere attività estemporanee di varia natura attinenti ai processi gestiti e alle competenze acquisite, in funzione delle necessità Collaborare per la corretta gestione del parco automezzi della Società curando le attività relative alla corretta manutenzione ordinaria (lavaggi, tagliandi, sinistri, assistenza, etc.) e provvedendo all’archiviazione della relativa documentazione Requisiti richiesti - Diploma a indirizzo economico-aziendale - Comunicazione verbale efficace - Comunicazione scritta chiara e persuasiva - Empatia - Ascolto attivo - Automunita/o Sarà considerata un plus - L’aver maturato esperienza nella mansione. L’offerta prevede - Primo contratto a termine di 6 mesi con successiva assunzione a tempo indeterminato - Partecipare a corsi di formazione e aggiornamentoprevisti dai programmi aziendali al fine di una adeguata preparazione in materia tecnico-professionale e di salute e sicurezza del lavoro, al fine di una sempre più efficace realizzazione delle funzioni assegnate Sede di lavoro: Tribiano (Milano) I dati personali contenuti nei c.v. saranno trattati e conservati esclusivamente per finalità di selezione, nel rispetto del Regolamento (UE) 2016/679. Il presente annuncio è rivolto ad entrambi i sessi, ai sensi delle leggi 903/77 e 125/91, e a persone di tutte le età e tutte le nazionalità, ai sensi dei decreti legislativi 215/03 e 216/03. Contratto