Finalità del Ruolo Il Coordinatore Amministrativo dei Servizi Operativi fornisce supporto amministrativo strutturato per tutte le funzioni non-accademiche della scuola, incluse manutenzione, pulizie, ristorazione, sicurezza e servizi generali. Il ruolo garantisce il coordinamento, la documentazione e il follow-up dei processi operativi chiave e contribuisce al funzionamento quotidiano fluido dei servizi scolastici. La posizione riporta al Direttore delle Operazioni e collabora con vari dipartimenti interni e fornitori esterni per garantire la gestione tempestiva delle attività di servizio, delle scadenze e del supporto alla conformità. Mansioni e Responsabilità Principali 1. Coordinamento Amministrativo - Gestire calendari, appuntamenti, visite di appaltatori e riunioni di coordinamento interno - Preparare e distribuire liste di attività, verbali di riunione, registri di servizio e log di stato - Effettuare follow-up su elementi aperti e richieste in sospeso con team interni e fornitori esterni - Mantenere aggiornate le cartelle con le versioni pertinenti di documenti operativi, preventivi e registri 2. Comunicazione e Documentazione - Redigere e gestire la corrispondenza con fornitori, appaltatori e autorità pubbliche - Supportare la raccolta preventivi, il monitoraggio degli approvvigionamenti e la documentazione di acquisti e contratti di servizio - Assistere con la documentazione interna per l'onboarding del personale operativo (es. uniformi, armadietti, tessere identificative) - Mantenere un sistema di archiviazione chiaro e sicuro (digitale e fisico) per i documenti operativi 3. Supporto Conformità e Ispezioni - Preparare, aggiornare e organizzare la documentazione richiesta per ispezioni, audit o depositi presso autorità esterne (es. sicurezza antincendio, igiene, conformità edilizia) - Fornire supporto pratico durante le visite di appaltatori, ispettori o consulenti - Monitorare le scadenze per la presentazione di documenti e garantire follow-up e promemoria tempestivi 4. Supporto Generale - Assistere con il coordinamento logistico di base per eventi scolastici, attività stagionali o consegne da fornitori - Interfacciarsi con il personale di altri dipartimenti quando è necessario supporto di coordinamento per mantenere la continuità operativa - Partecipare allo sviluppo e al mantenimento delle Procedure Operative Standard (SOP) e dei registri correlati Esclusioni e Protezioni Legali Questo ruolo non comporta: - Responsabilità di supervisione su personale tecnico o di manutenzione - Autorizzazione legale o finanziaria per emettere ordini vincolanti o firmare contratti - Redazione di documenti tecnici di conformità (es. per CPI, SCIA), benché possa supportare la raccolta e l'organizzazione di tali file - Attività di front-office relative all'amministrazione di studenti, genitori o accademica Tutte le responsabilità devono rimanere nell'ambito del supporto e coordinamento dei servizi operativi. Requisiti Minimi Esperienza - Almeno 2 anni di esperienza amministrativa in ospitalità, facility management, servizi immobiliari o settori correlati - Familiarità con il coordinamento di appaltatori o fornitori e processi di approvvigionamento di base - Esperienza nel supporto di logística o operazioni in un ambiente complesso orientato ai servizi Competenze Linguistiche e Digitali - Padronanza dell'italiano (parlato e scritto) obbligatorio - Conoscenza lavorativa dell'inglese - Competenza in Microsoft Office (Outlook, Word, Excel) e capacità di utilizzare cartelle condivise o semplici strumenti di monitoraggio Caratteristiche Personali - Organizzato, affidabile e orientato alle attività - Tenace nel follow-up e nel monitoraggio delle scadenze - Discreto e professionale nella gestione di documentazione e comunicazioni interne - A proprio agio nel comunicare sia con il personale di servizio che con le figure dirigenziali - Adattabile, collaborativo e in grado di operare in un ambiente scolastico in fase di avviamento Tutela dei Minori e Verifiche dei Precedenti Cheltenham College Lombardy è impegnata nella protezione di bambini e giovani. - Certificato del Casellario Giudiziale - Certificato dei Carichi Pendenti e firmare il Codice di Condotta per la Protezione dei Minori della scuola, partecipando alla formazione obbligatoria sulla salvaguardia. Contratto di lavoro: Tempo pieno, Tempo indeterminato Retribuzione: €20.000,00 - €30.000,00 all'anno Benefit: - Assistenza sanitaria integrativa - Parcheggio libero Domande di preselezione: - piena padronanza Microsoft Office Istruzione: - Scuola Secondaria di II livello (Superiori) (Preferenziale) Esperienza: - supporto amministrativo: 2 anni (Obbligatorio) Lingua: - Inglese (Obbligatorio) Disponibilità a viaggiare: - 25% (Preferenziale)