Per prestigiosa società con sede in zona Nord di Milano siamo alla ricerca di una figura di Senior Executive / Personal Assistant con conoscenza fluente della lingua inglese.
Si offre tempo indeterminato con un budget fino a 85K in base all'esperienza pregressa + mensa.
Smartworking previsto in casi eccezionali.
La risorsa selezionata avrà le seguenti responsabilità:
1. Gestione Organizzativa e dell'agenda di due figure apicali:
- Gestione Complessa dell'Agenda: pianificazione, organizzazione e mantenimento dell'agenda del dirigente, gestendo priorità, conflitti di orario e scadenze in contesti multi-fuso orario.
- Organizzazione di Meeting ed Eventi: coordinamento logistico e preparazione di riunioni interne ed esterne, inclusi leadership meeting o eventi aziendali.
- Gestione dei Viaggi: organizzazione completa di trasferte nazionali e internazionali (prenotazione voli, hotel, trasporti), inclusa la preparazione degli itinerari dettagliati e la gestione delle note spese.
- Gestire impegni personali (es. appuntamenti privati, personale domestico, commissioni personali).
2. Comunicazione e Funzione di Filtro
- Filtro e Smistamento: agire da primo punto di contatto, filtrando e gestendo telefonate, e-mail e corrispondenza, inoltrando al dirigente solo le comunicazioni essenziali e urgenti.
- Comunicazione Interna/Esterna: redazione e gestione di comunicazioni (e-mail, memo, lettere) per conto del dirigente, assicurando professionalità e riservatezza.
- Riservatezza Assoluta: gestione di informazioni sensibili, riservate e strategiche con la massima discrezione.
3. Supporto Amministrativo e Documentale
- Preparazione Documentale: redazione, formattazione, revisione e archiviazione di documenti aziendali, presentazioni, report, verbali di riunione e contratti.
- Supporto Progetti Speciali: partecipazione e supporto all'esecuzione di progetti aziendali non routinari o iniziative speciali, a seconda delle esigenze del dirigente.
- Gestione Burocratica/Amministrativa: supervisione di pratiche amministrative e, talvolta, supporto nella preparazione del budget o nel monitoraggio delle spese del dipartimento.
La risorsa ideale ha i seguenti requisiti
- 10+ anni di comprovata esperienza come Executive/Personal Assistant all'interno di contesti internazionali complessi.
- Eccellenti capacità organizzative e di multitasking, unite a una mentalità proattiva e orientata alla soluzione.
- La conoscenza fluente dell'inglese (scritto e parlato) è obbligatoria, poiché il ruolo richiede comunicazione a tutti i livelli internazionali.
- Competenza nell'uso di Office, Google Workspace e strumenti di collaborazione (Teams, Slack, ecc.).
- Professionalità, discrezione e la capacità di gestire molteplici priorità con eleganza ed efficienza.
- Un atteggiamento positivo, propositivo e flessibilità oraria completano il profilo.