Part Time Office Manager (categoria protetta) / Sede a Roma / Tempo indeterminato / 21 ore settimanali / Stipendio base più benefici Sul Team/Ruolo Stiamo cercando un Office Manager appassionato, proattivo e organizzato per unirsi al nostro team e aiutare a sostenere la crescita continua di WEX Europe. Vogliamo creare un'esperienza eccellente per i nostri dipendenti in linea con i valori e la cultura della nostra azienda. L'Office Manager svolge un ruolo essenziale in questo attraverso la gestione e il mantenimento del nostro ambiente ufficio laborioso, ma rilassato. Questa è un'opportunità eccitante per unirsi al team e giocare un ruolo chiave nel nostro percorso. L'Office Manager sarà responsabile di una varietà di aspetti per la gestione efficace del nostro ufficio di Roma. Avrai autonomia e l'opportunità di condividere le tue conoscenze e competenze per aiutarci a mantenere un ottimo ambiente ufficio per il nostro team laborioso. L'Office manager gestirà le procedure ufficio generali per garantire che i processi e i compiti in ufficio siano conformi e scorrevoli. Sarai responsabile di mantenere registri chiari su tutte le questioni relative alla salute e sicurezza per l'ufficio e il nostro team, interfacciandoti con il team del locatore, il team delle pulizie, i contractor per la manutenzione dell'ufficio di WEX e il team di gestione immobiliare di WEX per garantire che l'ufficio sia in condizioni di prima classe, e gestirai le spese gestendo le fatture e ordinando forniture per l'ufficio. Impatto Cosa offriamo? - Stipendio altamente competitivo fino a €31000 pro quota (a seconda dell'esperienza) - Bonus aziendale annuale - Settimana lavorativa di 21 ore - da lunedì a venerdì - niente serate o weekend, siamo flessibili per quanto riguarda giorni e orari - Basato nel nostro ufficio di Roma - Assicurazione Infortuni sul Lavoro - Assicurazione sulla Vita - Assicurazione Infortuni Tempo Libero - Benessere dei dipendenti Responsabilità - Gestione Primo Soccorso, Salute e Sicurezza, e Risposta alle Emergenze - Supporto alla Salute e Sicurezza nonché alle normative antincendio, evacuazioni/esercitazioni e fornitura di Pronto Soccorso nell'ufficio in collaborazione con il nostro esperto in Salute e Sicurezza. - Assicurarsi che tutto l'equipaggiamento per la Sicurezza Antincendio/CCTV sia regolarmente controllato e testato e che i kit di Pronto Soccorso siano mantenuti. - Agire come Primo Soccorritore principale e Capo Squadra Antincendio per l'ufficio - Assicurarsi che l'ufficio sia coperto da personale addestrato al Pronto Soccorso e da Capo Squadra Antincendio come richiesto. - Mantenere il registro degli incidenti come richiesto - Gestione Amministrativa e del Budget - Gestione sale riunioni - Ordini forniture per l'ufficio e la cucina - Archiviazione e conservazione di registri accurati - inclusa l'archiviazione esterna e la scansione di documenti - Amministrazione dei contratti telefonici - Collaborazione con luoghi locali, hotel riguardo eventi, sistemazioni, ecc. - Gestione della posta in entrata dagli altri uffici (ad es. Belgio, Germania) e distribuzione alle persone / teams pertinenti come richiesto - Elaborazione delle spese per la carta di gestione dell'ufficio e delle fatture utilizzando il sistema PO - Gestione di tutti i fornitori nel Sistema di Acquisto di WEX, inclusa l'integrazione di nuovi fornitori, preparazione degli ordini d'acquisto ecc. - Preparazione di report (ad es. in Excel) come richiesto, su questioni relative alla gestione dell'ufficio - Responsabile degli eventi dell'ufficio / sociali / Natale ecc. - Mantenimento delle strutture - Gestisce il punto tè - inclusa la pulizia e il funzionamento della macchina del caffè e della lavastoviglie - Responsabile del riciclaggio e della gestione dei rifiuti - Gestisce il fornitore delle pulizie, le strutture dei bagni e i fornitori di manutenzione/riparazione dell'ufficio - Gestisce lo spazio d'archivio dell'ufficio - Gestione degli ospiti - Collaborazione e collegamento - Supporta il team IT con requisiti ad hoc, ad es. spedizione di attrezzature - Supporta le funzioni HR come richiesto - Responsabile di fornire supporto ad hoc ai team Vendite e Servizio Clienti se necessario - Segnalazione regolare al team Immobiliare e Facilities su questioni rilevanti relative all'ufficio di Roma - Gestisce le relazioni con i fornitori e i fornitori per l'ufficio. Esperienza richiesta - Esperienza precedente nella gestione di uffici essenziale - Deve essere fluente sia in italiano che in inglese (parlato e scritto) - Formazione per Capo Squadra Antincendio - Formazione di Primo Soccorso - Corso/qualifica in Salute e Sicurezza preferito - Padronanza di Google Workspace (G-Suite) ideale - Eccellenti competenze di servizio clienti e comunicazione, sia verbale che scritta; - Eccezionali capacità organizzative; - Modo professionale al telefono; - Adeguate competenze matematiche; - Capacità di lavorare sotto pressione; - Ca