L’Assistente Esecutivo è la mano destra del nostro Direttore Generale, fornendo supporto amministrativo, organizzativo e strategico di alto livello. Questo ruolo garantisce il regolare svolgimento delle operazioni quotidiane, anticipa le necessità e funge da collegamento critico tra l’Ufficio Esecutivo e gli stakeholder interni ed esterni, mantenendo i più alti standard di riservatezza e professionalità.
Principali Responsabilità
Gestione Calendario e Posta
* Pianificare e controllare l’agenda e la casella di posta del Direttore, coordinando riunioni, appuntamenti, viaggi, presentazioni e tutta la logistica correlata.
* Filtrare, dare priorità e smistare la corrispondenza per ottimizzare il tempo del Direttore Generale.
Interfaccia e Comunicazione
* Essere il principale punto di contatto tra l’Ufficio Esecutivo e tutti i dipartimenti, la segreteria e gli altri responsabili di divisione.
* Facilitare il flusso fluido di informazioni e i follow-up all’interno dell’organizzazione.
Risoluzione Problemi
* Gestire richieste e risolvere problemi entro l’ambito di autorità delegata, alleggerendo il carico routinario del Direttore.
Anticipazione e Supervisione
* Monitorare proattivamente le esigenze organizzative (incidenti, domande, carenze di risorse) e intervenire prima che i problemi si aggravino.
Documentazione e Archiviazione Riservata
* Redigere, modificare e formattare presentazioni, verbali di riunioni e altri documenti; gestire archiviazione e archiviazione sicura.
Accoglienza e Gestione Visitatori
* Ricevere e assistere chiamate e visitatori, garantendo un’esperienza professionale e ospitale.
Organizzazione Eventi
* Pianificare ed eseguire eventi interni/esterni, dal concept al follow-up (location, fornitori, budget, logistica).
Coordinamento Viaggi
* Prenotare viaggi nazionali e internazionali per dirigenti e dipendenti tramite l’agenzia aziendale, bilanciando qualità del servizio, conformità alle policy e controllo dei costi.
Gestione Spese e Contratti
* Monitorare budget, riconciliare spese, seguire fatture, gestire contratti fornitori e circolare documenti per la firma.
Reporting
* Compilare aggiornamenti regolari e report ad hoc su KPI dipartimentali, milestone di progetto e performance di budget.
Gestione Emergenze
* Agire con decisione nelle emergenze, rispettando i protocolli aziendali di prevenzione e risposta.
Qualifiche Richieste
Categoria | Requisiti
Formazione
Laurea in Economia Aziendale, Comunicazione o in un campo correlato (o esperienza lavorativa equivalente).
Esperienza
* Oltre 5 anni di esperienza nel supporto a dirigenti C-suite o senior, preferibilmente in un ambiente multinazionale.
* Successo comprovato nella gestione di calendari complessi, viaggi e informazioni riservate.
Competenze Tecniche
* Competenza avanzata in Microsoft PowerPoint (storyboarding, formattazione, rifinitura visiva) ed Excel (tabelle pivot, funzioni di ricerca, analisi dati di base).
* Padronanza completa della suite Microsoft 365; familiarità con piattaforme di meeting virtuali (Teams, Zoom, ecc.).
Lingue
* Italiano a livello madrelingua e inglese fluente richiesti; altre lingue come lo spagnolo sono altamente valutate.
Competenze Chiave
* Organizzazione e capacità di prioritizzazione eccezionali
* Discrezione e affidabilità
* Eccellenti capacità comunicative scritte e orali
* Problem-solving proattivo e ingegnosità
* Consapevolezza del budget e controllo dei costi
* Capacità di lavorare in squadra e ottime doti interpersonali
Condizioni di Lavoro e Altri Dettagli
Orario: Full-time, con disponibilità a gestire richieste fuori orario o nei weekend in caso di urgenze.