L’Assistente Esecutivo è la mano destra del nostro Direttore Generale, fornendo supporto amministrativo, organizzativo e strategico di alto livello. Questo ruolo garantisce il regolare svolgimento delle operazioni quotidiane, anticipa le necessità e funge da collegamento critico tra l’Ufficio Esecutivo e gli stakeholder interni ed esterni, mantenendo i più alti standard di riservatezza e professionalità. Gestione Calendario e Posta - Pianificare e controllare l’agenda e la casella di posta del Direttore, coordinando riunioni, appuntamenti, viaggi, presentazioni e tutta la logística correlata. - Filtrare, dare priorità e smistare la corrispondenza per ottimizzare il tempo del Direttore Generale. Interfaccia e Comunicazione - Essere il principale punto di contatto tra l’Ufficio Esecutivo e tutti i dipartimenti, la segreteria e gli altri responsabili di divisione. - Facilitare il flusso fluido di informazioni e i follow-up all’interno dell’organizzazione. Risoluzione Problemi - Gestire richieste e risolvere problemi entro l’ambito di autorità delegata, alleggerendo il carico routinario del Direttore. Anticipazione e Supervisione - Monitorare proattivamente le esigenze organizzative (incidenti, domande, carenze di risorse) e intervenire prima che i problemi si aggravino. Documentazione e Archiviazione Riservata - Redigere, modificare e formattare presentazioni, verbali di riunioni e altri documenti; gestire archiviazione e archiviazione sicura. Accoglienza e Gestione Visitatori - Ricevere e assistere chiamate e visitatori, garantendo un’esperienza professionale e ospitale. Organizzazione Eventi - Pianificare ed eseguire eventi interni/esterni, dal concept al follow-up (location, fornitori, budget, logística). Coordinamento Viaggi - Prenotare viaggi nazionali e internazionali per dirigenti e dipendenti tramite l’agenzia aziendale, bilanciando qualità del servizio, conformità alle policy e controllo dei costi. Gestione Spese e Contratti - Monitorare budget, riconciliare spese, seguire fatture, gestire contratti fornitori e circolare documenti per la firma. Reporting - Compilare aggiornamenti regolari e report ad hoc su KPI dipartimentali, milestone di progetto e performance di budget. Gestione Emergenze - Agire con decisione nelle emergenze, rispettando i protocolli aziendali di prevenzione e risposta. Qualifiche Richieste Categoria | Requisiti Formazione Laurea in Economia Aziendale, Comunicazione o in un campo correlato (o esperienza lavorativa equivalente). Esperienza - Oltre 5 anni di esperienza nel supporto a dirigenti C-suite o senior, preferibilmente in un ambiente multinazionale. - Successo comprovato nella gestione di calendari complessi, viaggi e informazioni riservate. Competenze Tecniche - Competenza avanzata in Microsoft PowerPoint (storyboarding, formattazione, rifinitura visiva) ed Excel (tabelle pivot, funzioni di ricerca, analisi dati di base). - Padronanza completa della suite Microsoft 365; familiarità con piattaforme di meeting virtuali (Teams, Zoom, ecc.). Lingue - Italiano a livello madrelingua e inglese fluente richiesti; altre lingue come lo spagnolo sono altamente valutate. Competenze Chiave - Organizzazione e capacità di prioritizzazione eccezionali - Discrezione e affidabilità - Eccellenti capacità comunicative scritte e orali - Problem-solving proattivo e ingegnosità - Consapevolezza del budget e controllo dei costi - Capacità di lavorare in squadra e ottime doti interpersonali Condizioni di Lavoro e Altri Dettagli Orario: Full-time, con disponibilità a gestire richieste fuori orario o nei weekend in caso di urgenze.