L’Assistente Esecutivo è la mano destra del nostro Direttore Generale, fornendo supporto amministrativo, organizzativo e strategico di alto livello. Questo ruolo garantisce il regolare svolgimento delle operazioni quotidiane, anticipa le necessità e funge da collegamento critico tra l’Ufficio Esecutivo e gli stakeholder interni ed esterni, mantenendo i più alti standard di riservatezza e professionalità. **Principali Responsabilità** **Gestione Calendario e Posta**
- Pianificare e controllare l’agenda e la casella di posta del Direttore, coordinando riunioni, appuntamenti, viaggi, presentazioni e tutta la logística correlata.
- Filtrare, dare priorità e smistare la corrispondenza per ottimizzare il tempo del Direttore Generale. **Interfaccia e Comunicazione**
- Essere il principale punto di contatto tra l’Ufficio Esecutivo e tutti i dipartimenti, la segreteria e gli altri responsabili di divisione.
- Facilitare il flusso fluido di informazioni e i follow-up all’interno dell’organizzazione. **Risoluzione Problemi**
- Gestire richieste e risolvere problemi entro l’ambito di autorità delegata, alleggerendo il carico routinario del Direttore. **Anticipazione e Supervisione**
- Monitorare proattivamente le esigenze organizzative (incidenti, domande, carenze di risorse) e intervenire prima che i problemi si aggravino. **Documentazione e Archiviazione Riservata**
- Redigere, modificare e formattare presentazioni, verbali di riunioni e altri documenti; gestire archiviazione e archiviazione sicura. **Accoglienza e Gestione Visitatori**
- Ricevere e assistere chiamate e visitatori, garantendo un’esperienza professionale e ospitale. **Organizzazione Eventi**
- Pianificare ed eseguire eventi interni/esterni, dal concept al follow-up (location, fornitori, budget, logística). **Coordinamento Viaggi**
- Prenotare viaggi nazionali e internazionali per dirigenti e dipendenti tramite l’agenzia aziendale, bilanciando qualità del servizio, conformità alle policy e controllo dei costi. **Gestione Spese e Contratti**
- Monitorare budget, riconciliare spese, seguire fatture, gestire contratti fornitori e circolare documenti per la firma. **Reporting**
- Compilare aggiornamenti regolari e report ad hoc su KPI dipartimentali, milestone di progetto e performance di budget. **Gestione Emergenze**
- Agire con decisione nelle emergenze, rispettando i protocolli aziendali di prevenzione e risposta. **Qualifiche Richieste**
**Categoria** | **Requisiti** **Formazione**
Laurea in Economia Aziendale, Comunicazione o in un campo correlato (o esperienza lavorativa equivalente). **Esperienza**
- Oltre 5 anni di esperienza nel supporto a dirigenti C-suite o senior, preferibilmente in un atmosfera multinazionale.
- Successo comprovato nella gestione di calendari complessi, viaggi e informazioni riservate. **Competenze Tecniche**
- Competenza avanzata in Microsoft PowerPoint (storyboarding, formattazione, rifinitura visiva) ed Excel (tabelle pivot, funzioni di ricerca, analisi dati di base).
- Padronanza completa della suite Microsoft 365; familiarità con piattaforme di meeting virtuali (Teams, Zoom, ecc.). **Lingue**
- Italiano a livello madrelingua e inglese fluente richiesti; altre lingue come lo spagnolo sono altamente valutate. **Competenze Chiave**
- Organizzazione e capacità di prioritizzazione eccezionali
- Discrezione e affidabilità
- Eccellenti capacità comunicative scritte e orali
- Problem-solving proattivo e ingegnosità
- Consapevolezza del budget e controllo dei costi
- Capacità di lavorare in squadra e ottime doti interpersonali **Condizioni di Lavoro e Altri Dettagli**
Orario: Full-time, con disponibilità a gestire richieste fuori orario o nei weekend in caso di urgenze.