Responsabilità principali
Gestire e coordinare l’agenda, la corrispondenza e le priorità del Managing Director e dell’Executive Team.
Gestire la corrispondenza in entrata e in uscita, assicurando completezza, ordine e tracciabilità delle comunicazioni ufficiali.
Organizzare e gestire meeting interni ed esterni, incluse la preparazione dell’agenda, la predisposizione dei materiali di supporto, la protocollazione e la redazione dei verbali.
Preparare e aggiornare documenti decisionali, presentazioni e protocolli a supporto delle riunioni executive e del Board.
Presidiare le attività di affari societari, tra cui: gestione documentale e raccolta firme; supporto nella predisposizione e archiviazione dei verbali del Consiglio di Amministrazione e del Collegio Sindacale; interfaccia con consulenti legali esterni e stakeholder istituzionali; supervisione dei processi di compliance e governance societaria.
Accogliere e gestire ospiti, visitatori e partner strategici, garantendo un’esperienza professionale e coerente con i valori dell’azienda.
Gestire i rapporti con fornitori e partner esterni (es. agenzie viaggio, servizi di supporto eventi).
Curare la corrispondenza con HQ e altri stakeholder, assicurando coerenza, tempestività e tono professionale.
Pianificare e coordinare trasferte, viaggi e note spese.
Supportare l’organizzazione di eventi corporate e istituzionali che coinvolgono l’Executive Team, in collaborazione con HQ.
Gestire i flussi informativi e i follow-up delle attività assegnate agli executive, garantendo continuità e rispetto delle scadenze.
Collaborare con la PA to the Board e con le principali funzioni aziendali, facilitando la comunicazione e l’allineamento organizzativo.
Garantire il rispetto delle policy aziendali in materia di Compliance, Data Protection, AML e standard di Gruppo.
Il profilo ideale ha le seguenti caratteristiche
Almeno 5 anni di esperienza in ruoli simili (Executive Assistant / Corporate Assistant).
Competenza in materia di diritto societario.
Esperienza in contesti strutturati, preferibilmente S.p. A. / multinazionali.
Inglese fluente, il tedesco sarà considerato un plus in fase di selezione.
Ottime competenze IT e ottima padronanza di Power Point ed Excel (costruzione tabelle Pivot).
Standing relazionale elevato, comunicazione efficace, ascolto attivo.
Learning agility avanzata.
Plus
Conoscenza di contesti societari e Modello 231.
Soft skills richieste
Eccellenti capacità organizzative e di time management.
Comunicazione chiara, efficace e assertiva, con padronanza del linguaggio istituzionale.
Elevato senso di responsabilità, riservatezza e attenzione ai dettagli.
Intelligenza emotiva, ascolto attivo e capacità di leggere il contesto e i "non detti".
Orientamento al risultato e flessibilità nella gestione di priorità multiple.
Attitudine alla collaborazione e alla gestione di relazioni interne ed esterne in modo professionale e costruttivo.
Autonomia decisionale e spirito d'iniziativa nel perimetro di competenza.
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