La figura assicura il corretto svolgimento delle attività amministrative, contabili e operative di supporto alla gestione aziendale. Collabora con i diversi dipartimenti e consulenti esterni per garantire efficienza organizzativa, rispetto delle scadenze e conformità normativa.
* Gestione, organizzazione e archiviazione della documentazione amministrativa e aziendale.
* Supporto alla contabilità generale: raccolta e verifica delle fatture, predisposizione della documentazione per lo studio commercialista e monitoraggio di scadenze e pagamenti.
* Emissione e gestione di documenti operativi (offerte, ordini, fatture, report, certificazioni, ecc.).
* Coordinamento delle attività d’ufficio (posta, forniture, IT di base, manutenzione, comunicazioni interne).
* Gestione e controllo delle caselle email istituzionali e PEC.
* Raccolta e trasmissione dei dati necessari all’elaborazione delle paghe e delle note spese, garantendo la corretta firma dei documenti da parte dei dipendenti.
* Supporto ai consulenti esterni (sicurezza, qualità, lavoro, fiscale, legale) per l’adempimento degli obblighi normativi e la gestione della relativa documentazione.
* Interazione con i reparti interni (produzione, vendite, direzione) e con partner esterni (clienti, fornitori, istituzioni, trasportatori).
* Preparazione della documentazione per spedizioni, certificazioni di origine e pratiche amministrative presso enti pubblici.
* Monitoraggio dei costi aziendali e predisposizione di report periodici, budget e cash flow.
* Collaborazione all’implementazione e al miglioramento dei sistemi gestionali e delle procedure interne.
* Esecuzione di ulteriori attività amministrative e operative in funzione delle esigenze aziendali.
Competenze richieste
* Conoscenza delle procedure amministrativo-contabili e dei flussi documentali aziendali.
* Buona padronanza dei principali strumenti informatici e software gestionali (ERP).
* Capacità di pianificazione, precisione e attenzione ai dettagli.
* Autonomia operativa e capacità di gestione delle priorità.
* Attitudine al lavoro in team e buone doti comunicative.
* Riservatezza, affidabilità e orientamento alla soluzione dei problemi.
Titolo di studio e requisiti
* Diploma o laurea in discipline economiche, amministrative o affini.
* Esperienza pregressa in ruoli analoghi in contesti aziendali strutturati.
* Conoscenza di base delle normative contabili e fiscali.
* Conoscenza della lingua inglese costituisce titolo preferenziale.