Bludental Clinique italia, affermato network di cliniche odontoiatriche è alla ricerca di un executive assistant da inserire nel suo team. Mansioni e responsabilità
* Organizzazione di riunioni per il CEO(interne ed esterne)
* Organizzazione, follow-up e modifiche delle riunioni ricorrenti con i membri dell'Executive Committee (ExCo) individualmente
* Organizzazione, follow-up e modifiche delle riunioni ricorrenti organizzate o richieste dal CEO (tutte pianificate a partire dall'agenda del CEO)
* Prenotazione delle sale riunioni • Verifica delle sale e delle attrezzature audio/video per incontri di alto livello
* Prenotazione di voli, treni, taxi e altri mezzi di trasporto (online e offline tramite agenzia viaggi) • Preparazione del programma di viaggio dettagliato
* Verifica di tutti gli aspetti organizzativi in loco (prenotazione sale riunioni, catering, trasporti locali, prenotazione cene, ecc.)
* Follow-up e gestione di modifiche dell'ultimo minuto al programma
* Check-in dei voli
* Gestione delle pratiche per il visto
* Organizzazione delle riunioni mensili dell'ExCo e di qualsiasi altra riunione correlata
* Preparazione dell'agenda dell'ExCo
* Invio di inviti calendario agli ospiti esterni
* Presenza e assistenza completa durante ogni riunione
* Organizzazione del programma di onboarding per i nuovi membri dell'ExCo
* Primo contatto confidenziale con i nuovi membri dell'ExCo (es. organizzazione del viaggio di ricollocamento, programma, prenotazione voli e trasferimenti)
* Organizzazione degli incontri annuali off-site: Ricerca e verifica della location e Definizione del programma e gestione degli aspetti logistici
Competenze
* Ottima padronanza del pacchetto Office (Excel, PowerPoint, Outlook).
* Buona conoscenza di software di gestione agenda e project management
* Conoscenza fluente della lingua inglese
* Eccellenti capacità organizzative e di problem solving.
* Riservatezza e affidabilità.
* Comunicazione chiara ed efficace.
* Gestione delle priorità e resistenza allo stress.
* Flessibilità e orientamento al risultato.
Esperienze e abilità
* Esperienza pregressa di almeno 3 in ruoli di Executive Assistant, Personal Assistant o Office Manager a diretto supporto di Top Management (CEO, Direttori Generali o membri del Board).
* Esperienza maturata in contesti multinazionali o corporate complessi, con reporting internazionale.
* Comprovata esperienza nella gestione di comitati esecutivi e consigli di amministrazione, inclusa la preparazione di materiali confidenziali e la gestione della logistica di alto livello.
* Background nella coordinazione di eventi aziendali, trasferte internazionali e programmi di onboarding per dirigenti.
* Esperienza nella gestione di informazioni sensibili e relazioni con stakeholder esterni, quali consulenti, studi legali, investitori e partner istituzionali.