La receptionist è il volto di un'organizzazione e funge da primo punto di contatto per clienti e visitatori. Gestiscono la reception, si occupano delle comunicazioni in entrata e svolgono mansioni d'ufficio per garantire il regolare svolgimento delle attività quotidiane dell'ufficio.
Responsabilità principali
- Gestione dei visitatori: Accogliere gli ospiti ed occuparsi di offrire gadget e bevande, individuarne le esigenze e indirizzarli alla persona o al reparto appropriato.
- Comunicazione: Rispondere, filtrare e smistare le chiamate in entrata, prendendo nota dei messaggi e gestendo le email generali dell'ufficio.
- Supporto amministrativo: Pianificare gli appuntamenti, gestire i calendari e preparare le sale riunioni.
- Corrispondenza e logistica: Smistare e distribuire la posta, gestire i pacchi e coordinare i corrieri.
- Organizzazione dell'ufficio: Mantenere un'area reception ordinata e pulita e monitorare le scorte di materiale per ufficio e dispensa.
- Sicurezza: Monitorare l'accesso dei visitatori, rilasciare badge per gli ospiti e far rispettare i protocolli di sicurezza della reception
- Elaborare traduzioni per il servizio marketing.
Competenze e qualifiche chiave
- Competenze interpersonali: Un atteggiamento accogliente, pazienza e una robusto propensione al servizio clienti.
- Comunicazione: Chiare capacità di comunicazione verbale e scritta.
- Multitasking: Capacità di gestire contemporaneamente telefonate, visitatori e attività amministrative senza perdere la calma.
- Competenza tecnica: Esperienza con sistemi telefonici multilinea e software per ufficio (ad esempio, Microsoft Office Suite, Google Workspace e strumenti di pianificazione come CRM).
- Istruzione ed esperienza: in genere è richiesto un diploma di scuola superiore o equivalente, insieme a una precedente esperienza nel servizio clienti o nell'amministrazione.
- Competenze linguistiche : Inglese e Francese
RAL massima: 30mila euro