Entra a far parte di WISE come Sales Support Specialist !
Chi siamo:
WISE è una PMI innovativa nel settore dei dispositivi medici, che ha sviluppato una nuova generazione di elettrodi per il neuromonitoraggio e la neuromodulazione.
Posizione
Sales Support Specialist
La figura ricercata, riportando al Direttore Vendite e al Direttore Amministrativo, si occuperà delle seguenti attività:
Attività principale
- Emissione, mantenimento e aggiornamento delle schede Clienti (nell'applicativo contabile e nell’applicativo ERP);
- Preparazione e invio di offerte, ordini attivi e conferme d’ordine;
- Ricezione ordini e verifica rispetto a offerte / contratti in essere
- Preparazione e invio di richieste di pagamento e/o fatture proforma;
- Interazione con i clienti (come punto di contatto tra funzioni interne quali magazzino e commerciali e entità esterne quali ospedali e distributori);
- Tracciabilità dei prodotti nei confronti del Cliente;
- Emissione e invio di fatture attive, in coordinamento con la Contabilità;
- Verifica degli incassi;
- Gestione delle pratiche doganali e spedizioni relative alle vendite
- Invio documenti aggiuntivi previsti dai contratti con i clienti (es. marchio CE, istruzioni per l’uso, ecc.)
- Attività amministrative relative al processo di vendita di beni e servizi;
- Interazioni varie con clienti legate agli ordini;
- Archiviazione della documentazione (offerte, contratti, ordini, documenti di trasporto, esportazione, re-importazione, ecc.) relativa alle vendite.
- Supporto al team commerciale nella gestione operativa dei clienti;
- Monitoraggio dello stato degli ordini e gestione eventuali criticità (ritardi, resi, reclami);
- Collaborazione con logistica e magazzino per garantire correttezza e puntualità delle consegne;
- Aggiornamento e gestione reportistica vendite (ordini, fatturato, backlog);
- Supporto nella gestione di gare/appalti;
- Miglioramento continuo dei processi amministrativi e commerciali;
- Supporto nelle attività di audit e compliance documentale.
Attività a supporto
- Elaborazione, invio e archiviazione ordini di acquisto da trasmettere ai fornitori;
- Verifica delle conferme d’ordine
- Controllo dei documenti richiesti da ordini contratti (es. documenti appaltatori e informative sui rischi)
- Attività amministrative relative al processo di acquisto di beni e servizi.
- Controllo ed elaborazione delle note spese di dipendenti e collaboratori;
- Inserimento e aggiornamento dei dati dei fornitori nell'applicativo contabile;
- Ricezione merci;
- Interazione con fornitori esterni di beni/servizi relativamente agli ordini di acquisto
- Gestione delle pratiche doganali relative agli acquisti
- Archiviazione della documentazione (PO, contratti, documenti di trasporto e importazione, ecc.) relativa agli acquisti
Contabilità
- Ricezione e/o download di fatture e altri documenti contabili
- Verifica della conformità delle fatture (e di altri documenti) rispetto ai beni/servizi consegnati e agli accordi in essere;
- Registrazione, archiviazione di fatture attive e passive e di altri documenti contabili;
- Supporto nell'elaborazione delle dichiarazioni dei redditi fornendo dati contabili a consulenti fiscali e sindaci;
- Archiviazione della documentazione prodotta dalla contabilità (fatture, documenti fiscali, ecc.)
- Supporto nell’emissione delle fatture attive.
Mansioni varie
- Commissioni di segreteria (es. fotocopie, prenotazione trasporti, ufficio postale ecc.)
- Accoglienza ospiti, fornitori, corrieri
- Supporto alla gestione degli uffici della Società
- Ottima conoscenza della lingua inglese
- Precisione e affidabilità
- Buone capacità comunicative e di collaborazione
- Capacità di organizzare il lavoro in autonomia
- Percorso di studi: diploma di ragioneria o laurea triennale in scienze economiche
- Buona conoscenza dei principali applicativi informatici (Microsoft Office: Excel, Word Power Point)
- Esperienza nell'uso di applicativi di contabilità (es. Zucchetti, Buffetti, SAP)
- Esperienza nelle procedure contabili e IVA (preferibile ma non essenziale)
- Conoscenze di base della legislazione e della pratica doganale (preferibile ma non essenziale)
Retribuzione e inquadramento commisurati all’esperienza del candidato.
Sei pronto a unirti a noi?
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