Siamo alla ricerca di un/a Responsabile Ufficio Amministrativo per un'azienda dinamica situata a Castel Maggiore (BO), attiva nella produzione e commercializzazione di dispositivi medici, test diagnostici e dispositivi di protezione. L'azienda opera in un contesto regolamentato e internazionale, caratterizzato da un approccio pratico e orientato alla qualità, all'affidabilità e al miglioramento continuo.
Descrizione del Ruolo
La figura selezionata avrà la responsabilità delle attività amministrative, contabili e di reporting aziendale, coordinando un team composto da quattro persone: due collaboratori/trici in modalità remota che operano in lingua inglese e due collaboratori/trici in sede che operano in lingua italiana. Sebbene i compiti operativi saranno distribuiti tra i membri del team, la responsabilità finale per l'accuratezza, i tempi e la qualità del lavoro dell’ufficio amministrativo ricadrà sul/la Responsabile Ufficio Amministrativo.
Principali Responsabilità
* Registrazione di transazioni di contabilità clienti e fornitori.
* Riconciliazioni bancarie.
* Registrazioni contabili relative a fatture di acquisto intra-UE ed extra-UE.
* Gestione delle fatture di acquisto di beni strumentali e dei relativi cespiti.
* Liquidazioni IVA mensili e/o trimestrali e relative comunicazioni.
* Registrazioni contabili fino alla predisposizione del bilancio.
* Tenuta dei libri sociali aziendali.
* Gestione delle buste paga in coordinamento con consulenti esterni, se necessario.
* Contabilità di magazzino.
* Creazione e aggiornamento di report settimanali e mensili utilizzando strumenti come Google Sheets.
* Allineamento quotidiano con i membri del team su progressi, priorità e scadenze.
* Partecipazione a riunioni in videoconferenza per aggiornamenti sullo stato delle attività.
* Aggiornamento di progetti e attività tramite strumenti di project management aziendali.
* Proposta, documentazione e implementazione di miglioramenti nei processi.
* Supporto amministrativo ad altri dipartimenti e al personale, se richiesto.
Gestione del Team
Il ruolo richiede ottime capacità organizzative e di comunicazione. La risorsa sarà incaricata di assegnare compiti, monitorare i progressi, rispettare le scadenze e garantire l’allineamento tra i membri del team, sia quelli in sede che quelli operanti da remoto.
Data la natura internazionale dell’ambiente di lavoro, è fondamentale una comunicazione fluida e sicura sia in italiano che in inglese.
Requisiti
* Solida esperienza in ambito amministrativo, contabile o nella gestione di uffici finanziari.
* Buona conoscenza dei principi contabili italiani e delle normative IVA.
* Esperienza nella gestione di contabilità clienti, fornitori, riconciliazioni bancarie e registrazioni contabili.
* Familiarità con la gestione di fatture di acquisto intra-UE ed extra-UE.
* Esperienza nel coordinamento di persone, attività e scadenze.
* Ottima padronanza di strumenti come Google Sheets o software equivalenti per fogli di calcolo.
* Capacità di utilizzo di strumenti di project management e sistemi di reportistica strutturata.
* Conoscenza fluente dell’italiano e livello professionale di inglese.
* Spiccata attenzione ai dettagli, affidabilità e senso di responsabilità.
* Approccio pratico, proattivo e orientato ai processi.
Requisiti Preferenziali
* Esperienza in aziende operanti in settori regolamentati, come dispositivi medici, diagnostica, sanità, manifatturiero o distribuzione.
* Esperienza nella gestione di team remoti.
* Familiarità con la contabilità di magazzino e la gestione dei cespiti.
* Esperienza nell’ottimizzazione dei processi amministrativi interni.
I candidati, nel rispetto del D.lgs. 198/2006, D.lgs 215/2003 e D.lgs 216/2003, sono invitati a leggere l'informativa sulla privacy (Regolamento UE n. 2016/679).
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