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Ricerca un/a People e Board Assistant | Categoria Protetta L.68/99.
La risorsa verrà inserita nel team office support ed avrà le seguenti responsabilità:
- Gestire agenda, appuntamenti, priorità e follow-up del CEO e dei membri del Board.
- Presenziare alle riunioni e redigerne i verbali (50% delle attività).
- Organizzare meeting interni ed esterni, riunioni istituzionali, incontri con stakeholder, partner, consulenti, clienti o investitori.
- Preparare materiali, documentazione, briefing e informazioni utili a supporto degli incontri executive.
- Presidiare scadenze, promemoria, task aperti e azioni successive alle riunioni del CEO e del Board.
- Gestire comunicazioni operative e organizzative per conto del CEO e del Board, assicurando tono, precisione, riservatezza e tempestività.
- Supportare la gestione di priorità trasversali, facilitando il coordinamento tra CEO, Board, leadership team e funzioni interne.
- Supportare l'organizzazione delle riunioni del Board, dei comitati e degli incontri di governance.
- Coordinare calendari, convocazioni, sale, collegamenti da remoto, materiali preparatori e documentazione post-meeting.
- Curare la raccolta, l'organizzazione e la distribuzione controllata di documenti, presentazioni, verbali, report e materiali riservati.
- Monitorare action point, decisioni e follow-up emersi dalle riunioni del Board, assicurando tracciabilità e avanzamento.
- Collaborare con consulenti esterni, advisor, legali, amministrazione e funzioni interne per la preparazione dei materiali necessari.
- Garantire massima riservatezza nella gestione di informazioni sensibili, strategiche, economiche, organizzative o societarie.
- Contribuire al coordinamento operativo di attività che coinvolgono più funzioni aziendali.
- Collaborare e contribuire alle attività di Segreteria Operativa People in quanto a travel management, cura degli spazi, accoglienza e supporto negli eventi aziendali e nella loro organizzazione.
- Supportare progetti speciali promossi da CEO, Board o leadership team.
- Facilitare la circolazione delle informazioni tra le funzioni, evitando dispersioni, sovrapposizioni o ritardi.
- Raccogliere fabbisogni organizzativi e operativi, indirizzandoli verso le funzioni competenti.
- Collaborare con People, Procurement, Finance, IT e Office Management per assicurare continuità e qualità nell'esecuzione delle attività.
- Organizzare trasferte, viaggi, pernottamenti, spostamenti e accoglienza per CEO, Board, ospiti executive e stakeholder rilevanti.
- Coordinare meeting esterni, pranzi, cene, eventi istituzionali e momenti di rappresentanza.
- Garantire un'esperienza di accoglienza curata, coerente con il posizionamento aziendale e adeguata al livello degli interlocutori.
- Gestire eventuali esigenze personali-professionali collegate all'operatività del CEO e del Board, nel rispetto dei confini del ruolo e delle policy aziendali.
- Preparare agende, ordini del giorno, minute operative, sintesi e follow-up meeting.
- Raccogliere input dai partecipanti, consolidare materiali e assicurare che i documenti siano pronti nei tempi previsti.
- Tenere traccia delle decisioni prese, delle responsabilità assegnate e delle scadenze concordate.
- Supportare la predisposizione di presentazioni, report, note informative e documenti di sintesi.
- Contribuire all'organizzazione di eventi aziendali, istituzionali o di rappresentanza con particolare attenzione alla partecipazione del CEO e del Board.
- Coordinarsi con Segreteria People e Procurement per logistica, fornitori, catering, materiali, ospitalità e allestimenti.
- Presidiare la qualità dell'esperienza degli ospiti e degli stakeholder coinvolti.
Il/la candidato/a dovrà avere esperienza in ruoli di office management in contesti dinamici, preferibilmente start up.
La conoscenza della lingua inglese a livello B2 e l'appartenenza alle Categorie Protette è un requisito fondamentale.
Si offre un contratto diretto con l'azienda partner a tempo indeterminato.
Range retributivo: 33.000€ - 43.000€
Buoni pasto: 7€
Zona di lavoro: Roma Nord.
L'annuncio è rivolto ad ambo i sessi (D.lgs n. 198/2006) e nel rispetto di quanto disposto dall'art. 10 del D.Lgs n. 276/2003. I candidati sono invitati a leggere l'informativa privacy ai sensi dell'art. 13 e art. 14 del Regolamento UE 2016/679 sulla protezione dei dati. Aut. Min. Prot. R. del 31/12/2021.
La maggior parte dei nuovi assunti nel ruolo rientra in questo intervallo e ha l'opportunità di aumentare la propria retribuzione nel tempo.
L'inquadramento iniziale all'interno della fascia salariale si basa tuttavia sulle conoscenze, competenze ed esperienze rilevanti per la posizione.
L'azienda è impegnata a supportare i propri collaboratori nel raggiungimento del successo e nella crescita professionale.
La retribuzione base è solo una delle componenti del pacchetto di Total Rewards.
L'annuncio è rivolto ad ambo i sessi (D.lgs n. 198/2006) e nel rispetto di quanto disposto dall'art. 10 del D.Lgs n. 276/2003. I candidati sono invitati a leggere l'informativa privacy ai sensi dell'art. 13 e art. 14 del Regolamento UE 2016/679 sulla protezione dei dati. xdwybme Aut. Min. Prot. R. del 31/12/2021.