FILIALE: MONZA
ASSISTANT
Per importante azienda, leader all' interno dell'industria ferroviaria, ricerchiamo un Assistant.
LE TUE RESPONSABILITÀ:
* Agire come punto di contatto tra il Top Management.
* Gestire le chiamate in entrata, prendere messaggi e smistare la corrispondenza.
* Gestire richieste e domande in modo appropriato.
* Mantenere l agenda professionale e personale, organizzare riunioni e appuntamenti, fornire promemoria.
* Redigere report, presentazioni e sintesi.
* Sviluppare e mantenere un sistema efficiente di documentazione e archiviazione.
* Gestione dei viaggi: creazione e gestione end-to-end di tutti i viaggi in collaborazione con l agenzia viaggi e gestione dei processi e delle note spese.
* Gestione delle fatture: creazione fornitori, creazione ordini di acquisto e follow-up con fornitori e reparto contabilità, gestione delle spese.
* Supporto all organizzazione logistica di seminari Executive e HR.
* Mantenimento dei registri relativi a reclami, valutazioni delle performance e azioni disciplinari.
* Aggiornamento e inserimento dati nei sistemi informatici / creazione e distribuzione di documenti.
* Punto di contatto con i fornitori/amministratori dei benefit.
* Gestione di tutte le richieste di acquisto, ordini di acquisto e gestione delle richieste dei fornitori esterni.
* Come canale di comunicazione, diffusione della comunicazione interna a livello di sito.
REQUISITI:
* Almeno 5 anni di esperienza come assistente amministrativo esecutivo, assistente esecutivo senior o in altra posizione segretariale.
* Competenza nell uso di MS Office, in particolare Word, PowerPoint ed Excel.
* Esperienza comprovata nella corrispondenza aziendale scritta e verbale sia in lingua locale che in inglese.
* Piena comprensione dei sistemi e delle procedure di gestione d ufficio.
* Eccellenti capacità di problem solving, pensiero critico e comunicazione.
* Risposte proattive ed efficienti a problemi e sfide urgenti.
* Esemplare capacità di pianificazione e gestione del tempo.
* Capacità di multitasking e di definire le priorità quotidiane.
* Ottime capacità organizzative e di pianificazione.
* Conoscenza degli strumenti di comunicazione (Skype for Business, WebEx).
* Forti capacità relazionali.
* Inglese fluente scritto e parlato.
Sede di Lavoro: Sesto San Giovanni
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