Segreteria di Direzione Descrizione del lavoro Siamo alla ricerca di una Segreteria di Direzione con esperienza strutturata nel supporto a figure apicali, capace di operare con precisione, autonomia e un solido senso delle priorità all’interno di un contesto professionale di alto livello. La risorsa selezionata affiancherà direttamente il titolare, garantendo un supporto organizzativo, operativo e relazionale efficace, contribuendo alla gestione fluida delle attività quotidiane, delle comunicazioni e delle relazioni istituzionali, nel pieno rispetto della riservatezza e degli standard professionali richiesti. La figura affiancherà inoltre il CEO anche in attività di carattere commerciale, supportando la gestione di relazioni con clienti e interlocutori strategici. Responsabilità principali Gestione dell’agenda del titolare Organizzazione, pianificazione e aggiornamento costante dell’agenda. Coordinamento di appuntamenti, riunioni, scadenze operative e strategiche. Gestione e pianificazione di trasferte e impegni fuori sede. Coordinamento delle comunicazioni esterne Filtro e gestione delle comunicazioni in entrata e in uscita. Gestione strutturata della corrispondenza email e dei flussi informativi. Capacità di comprendere, contestualizzare e gestire le richieste anche quando formulate in modo sintetico o urgente. Supporto alle attività commerciali del CEO Affiancamento al CEO nelle attività di relazione con clienti e interlocutori strategici. Supporto organizzativo nella preparazione di incontri commerciali, presentazioni e materiali di proposta. Monitoraggio delle comunicazioni con clienti e partner, con attenzione alla gestione dei follow-up e delle opportunità di sviluppo del business. Supporto organizzativo alle riunioni del titolare Pianificazione e organizzazione delle riunioni. Preparazione della documentazione necessaria. Redazione di report operativi chiari, sintetici e orientati all’azione, con evidenza di punti chiave, decisioni prese, step successivi e relative priorità. Accoglienza ospiti e interlocutori istituzionali Organizzazione e gestione dell’accoglienza di clienti, partner, collaboratori e figure istituzionali. Cura del contesto e della rappresentanza aziendale in ogni interazione. Coordinamento viaggi e trasferte Prenotazione di voli, hotel e trasporti. Predisposizione della documentazione necessaria alle trasferte. Gestione efficiente di variazioni, imprevisti e riprogrammazioni. Preparazione di presentazioni e reportistica Elaborazione di documenti, presentazioni e report a supporto delle attività del titolare. Attenzione alla chiarezza, alla struttura e all’efficacia comunicativa dei materiali. Gestione delle priorità Supporto attivo nella gestione delle urgenze e delle priorità strategiche. Capacità di anticipare le esigenze operative e organizzative del titolare. Riservatezza e rappresentanza Mantenimento della massima discrezione su informazioni, documenti e relazioni. Comportamento sempre improntato a professionalità, affidabilità e senso della responsabilità. Lavoro in Team Collaborazione costante e diretta con il titolare e con le figure chiave dell’organizzazione. Attività svolta in presenza presso la sede operativa di Via Appia Antica 249/B, Roma, con possibilità di trasferte. Candidarsi esclusivamente se in possesso dei seguenti requisiti Esperienza pregressa nel ruolo di Segreteria di Direzione o assistenza a figure apicali. Elevata capacità organizzativa, precisione e affidabilità. Ottime capacità di sintesi, comprensione del contesto e gestione delle priorità. Ottima padronanza degli strumenti informatici e dei principali software di produttività. Resistente senso della riservatezza e della rappresentanza. Capacità di lavorare in autonomia e di gestire situazioni complesse con equilibrio e professionalità. Conoscenza professionale della lingua inglese. La conoscenza di una seconda e/o terza lingua straniera è considerata un plus. Un background o esperienza in ambito commerciale, pratico a supportare il CEO nelle attività di relazione con clienti e nello sviluppo delle opportunità di business, sarà considerato un ulteriore plus.