Segreteria di Direzione
Descrizione del lavoro
Siamo alla ricerca di una Segreteria di Direzione con esperienza strutturata nel supporto a figure apicali, capace di operare con precisione, autonomia e un solido senso delle priorità all’interno di un contesto competente di alto livello. La risorsa selezionata affiancherà direttamente il titolare, garantendo un supporto organizzativo, operativo e relazionale efficace, contribuendo alla gestione fluida delle attività quotidiane, delle comunicazioni e delle relazioni istituzionali, nel pieno rispetto della riservatezza e degli standard professionali richiesti.
Responsabilità principali
Gestione dell’agenda del titolare Organizzazione, pianificazione e aggiornamento costante dell’agenda. Coordinamento di appuntamenti, riunioni, scadenze operative e strategiche. Gestione e pianificazione di trasferte e impegni fuori sede.
Coordinamento delle comunicazioni esterne Filtro e gestione delle comunicazioni in entrata e in uscita. Gestione strutturata della corrispondenza email e dei flussi informativi. Capacità di comprendere, contestualizzare e gestire le richieste anche quando formulate in modo sintetico o urgente.
Supporto organizzativo alle riunioni del titolare Pianificazione e organizzazione delle riunioni. Preparazione della documentazione necessaria. Redazione di report operativi chiari, sintetici e orientati all’azione, con evidenza di punti chiave, decisioni prese, step successivi e relative priorità.
Accoglienza ospiti e interlocutori istituzionali Organizzazione e gestione dell’accoglienza di clienti, partner, collaboratori e figure istituzionali. Cura del contesto e della rappresentanza aziendale in ogni interazione.
Coordinamento viaggi e trasferte Prenotazione di voli, hotel e trasporti. Predisposizione della documentazione necessaria alle trasferte. Gestione efficiente di variazioni, imprevisti e riprogrammazioni.
Preparazione di presentazioni e reportistica Elaborazione di documenti, presentazioni e report a supporto delle attività del titolare. Attenzione alla chiarezza, alla struttura e all’efficacia comunicativa dei materiali.
Gestione delle priorità Supporto attivo nella gestione delle urgenze e delle priorità strategiche. Capacità di anticipare le esigenze operative e organizzative del titolare.
Riservatezza e rappresentanza Mantenimento della massima discrezione su informazioni, documenti e relazioni. Comportamento sempre improntato a professionalità, affidabilità e senso della responsabilità.
Lavoro in Team Collaborazione costante e diretta con il titolare e con le figure chiave dell’organizzazione. Attività svolta in presenza presso la sede operativa di Via Appia Antica 249/B, Roma, con possibilità di trasferte.
Candidarsi esclusivamente se in possesso dei seguenti requisiti Esperienza pregressa nel ruolo di Segreteria di Direzione o assistenza a figure apicali. Elevata capacità organizzativa, precisione e affidabilità. Ottime capacità di sintesi, comprensione del contesto e gestione delle priorità. Ottima padronanza degli strumenti informatici e dei principali software di produttività. Forte senso della riservatezza e della rappresentanza. Capacità di lavorare in autonomia e di gestire situazioni complesse con equilibrio e professionalità. Conoscenza professionale della lingua inglese. La conoscenza di una seconda e/o terza lingua straniera è considerata un plus.