Panoramica Medici Senza Frontiere (MSF) è un'organizzazione medico-umanitaria indipendente' fondata nel 1971 da un gruppo di medici e giornalisti. MSF presta la sua opera di soccorso in tutto il mondo' alle popolazioni colpite da conflitti' epidemie' catastrofi naturali o escluse dall'assistenza sanitaria. Al momento ci sono progetti in corso in quasi 80 Paesi. MSF è un movimento internazionale formato da 6 Centri Operativi e 24 sezioni ed uffici in tutto il mondo. MSF Italia è una Onlus nel campo medico e umanitario e rappresenta la sezione italiana di Médecins Sans Frontières. L'Office Secretary assicura supporto per le attivit amministrative e organizzative delle sedi' gestisce le relazioni con interlocutori e fornitori esterni e fornisce assistenza ai dipartimenti/settori per le attivit di propria competenza. Responsabilit Attivit di segreteria - Accoglienza visitatori e gestione del centralino telefonico: front desk per l'ufficio di Roma' gestione della linea telefonica in particolare per dare informazioni generali su MSF con competenza e professionalit ' supportando i dipartimenti' in special modo il dipartimento Raccolta Fondi in relazione ai donatori. - Protocollo' archiviazione e gestione della corrispondenza (cartacea e digitale): curare lo smistamento della posta in entrata e uscita' avvisando in particolare i referenti in caso di arrivo di raccomandate e pacchi. - Curare la gestione dei corrieri sia in entrata (Roma) che in uscita (Roma e Milano)' del servizio di pony e del servizio di raccomandate' incluse le spedizioni verso il magazzino esterno DHL Fiumicino (inventario' consegne etc). - Favorire la circolazione di documenti e messaggi: smistamento messaggi ricevuti via mail all'indirizzo della segreteria. - Gestire i rapporti con agenzia di viaggi e fornitori esterni' specialmente per esigenze particolari (es. viaggi di gruppo' scioperi ecc) legate all'organizzazione di riunioni plenarie' appuntamenti' trasferte speciali (es. primo giorno in sede dei new joiners) - Supporto alla gestione amministrativa: inserimento dati e aggiornamento anagrafiche (risorse uscenti' new joiners' ecc) sui sistemi in uso all'organizzazione (sito agenzia esterna di viaggi' all staff meetings' ecc). - Supporto alla consegna e ritiro di card buoni pasto e badge su indicazione delle strutture competenti. - Invio mensile richieste OSP (occupazione suolo pubblico) ai comuni/enti indicati dall'area Face to Face. - Supporto diretto per il buon funzionamento delle sedi' inclusa la gestione degli ordini di materiali di consumo per gli uffici. - Monitoraggio e gestione degli ordini dei materiali di cancelleria per tutte le sedi. - Focal point per le esigenze relative alla sede di Milano. - Gestione accesso degli ospiti e personale MSF nelle sedi. - Assistenza alla preparazione di documenti dedicati a tutto lo staff (es. presentazioni' comunicazioni' mural) per eventi speciali' grandi meeting' plenarie e istruzioni operative. Attivit di ", reception", nella sede di Roma - Curare l'accoglienza e il ricevimento ospiti fornendo all'occorrenza il materiale informativo di MSF. - Disponibilit extra-orario in caso di eventi con ospiti esterni. - Disponibilit a trasferte occasionali' in particolare verso la sede di Milano in caso di eventi (es. Major donors). - Supportare i dipartimenti in caso di richiesta catering' preparazione sale e spazi ufficio in coordinamento con il General Office. Qualifiche Requisiti Essenziali - Conoscenza della lingua inglese (livello minimo B1) - Ottima conoscenza del pacchetto Microsoft Office - Esperienza nell'uso di un centralino telefonico - Capacit organizzative' relazionali e comunicative - Riservatezza' precisione e capacit di gestione delle priorit - Flessibilit comportamentale - Pianificazione e Organizzazione Requisiti Preferenziali - Conoscenza della lingua francese - Conoscenza di software gestionali - Conoscenza terzo settore - Esperienza come receptionist in altri ETS CONDIZIONI Contratto: 12 mesi con potenziale trasformazione a tempo indeterminato secondo le esigenze dell'organizzazione. Part-Time 75%' IV Livello del CCNL del Commercio. RAL: 25.636 -31.460 euro. La retribuzione sar riparametrata al part-time 75% e definita in base all'esperienza del/la candidato/a selezionato/a. Data d'inizio: Luglio 2025. Sede di lavoro: Presso l'ufficio di Roma.