_About us_ DEC - Dynamic Environmental Corporation S.p.A. è fornitore globale di sistemi di controllo di emissioni industriali di COV e HAP per il confezionamento nei settori farmaceutico, alimentare, chimico e petrolchimico, nonché leader nello sviluppo sostenibile, la cui mission è creare tecnologie al servizio dell’eco-sostenibilità. - Introduzione_ Per il rafforzamento e riorganizzazione della nostra struttura - GENERAL SERVICES DEPARTMENT: DEC è caratterizzata da un clima collaborativo, motivante e meritocratico. - Tasks and Accountabilities (Responsabilità ed Attività Principali)_ - gestione degli spazi di lavoro (es. Sale Riunioni, Area break, Uffici); - gestione della Reception, dell’Accoglienza degli ospiti e del Centralino; - gestione flotta aziendale; - gestione della telefonia; - organizzazione eventi aziendali interni ed esterni; - supervisione del corretto funzionamento delle attrezzature Generali Ufficio GU (es. monitor sale riunioni, stampanti, macchina caffè); - gestione delle richieste di manutenzione uffici; - gestione note spese; - gestione viaggi e trasferte; permettendo ai diversi Team di avere una figura di riferimento in azienda alla quale affidarsi per necessità quotidiane d’ufficio. - Nello specifico, si occuperà:_ - Registrare/monitorare gli ingressi degli ospiti (clienti, fornitori, personale esterno), assicurandosi che le procedure legate ad accoglienza e partenza degli ospiti siano nel totale rispetto delle regole interne; - Accogliere gli ospiti, dall'arrivo alla partenza, con cortesia e attenzione (e.g. servendo caffè, acqua, etc.), instaurando una relazione cordiale e personalizzata; - Preparare, mantenendo ordinate e pulite, le diverse sale riunioni (direzionali ed operative); - Gestione e smistamento chiamate su centralino, appuntando tutte le chiamate e notificando ai destinatari le telefonate ricevute; - Gestire e verificare i materiali di cancelleria e consumabili, attraverso inventari logici e fisici, garantendo il contenimento o la minimizzazione delle scorte, con pianificazione degli ordini e riordini dei materiali; - Organizzare il vestiario ed i DPI del personale interno, attraverso inventari logici e fisici, garantendo il contenimento o la minimizzazione delle scorte, interfacciandosi con la funzione Quality Assurance (QEHS) per le tematiche legate ai DPI ed alle normative applicabili; - Monitorare e seguire le richieste di manutenzione della sede, con particolare attenzione e registrazione degli ingressi e movimentazione interna uffici di personale addetto a tali lavori; - Tenere ordinate le auto aziendali e monitorare le relative scadenze amministrative (e.g. tagliandi, cambio gomme, autolavaggio, assegnazioni al personale, etc.); - Trasferire il personale agli aereoporti (MXP/LIN/BGY) e FFSS Milano Centrale e viceversa; - Archiviazione documentazione (verifica docs, scansione, rilegatura, etc.); - Stesura corrispondenza e documentazione, incluse traduzioni di docs (ITA-ENG / ENG-ITA); - Gestione delle note spese; - Gestione piccoli trasporti, con corriere espresso per pratiche GU; - Commissioni varie fuori ufficio (CCIA, Poste, Banche, Consolati, Ambasciate e consegna docs, etc.); - Partecipare come standista presso fiere ed eventi, sia nazionali che internazionali (mondo); - Collaborare nell’ organizzare viaggi di lavoro complessi e di gruppo, in tutto il mondo, del personale dipendente e non, dal preventivo alla gestione degli imprevisti, con prenotazioni di hotel, voli, noleggio auto o mezzi di trasporto speciali, rilascio visti per quei Paesi che lo richiedono all’ingresso. - Hard Skills (competenze tecniche e professionali)_ - _Diploma di istruzione secondaria superiore;_ - _esperienza pregressa in ruoli simili o equivalenti (_2÷4 anni_)._ - _competenza in _lingua Italiana_ _equivalente al livello C1 o essere Madrelingua Italiana;_ - _buona conoscenza della _lingua Inglese_ _- _CEFR=Bx/Cx_ _(comprensione, parlato, scritto = livello autonomo);_ - _Buona/Ottima conoscenza della suite MS Office (Word, Excel, Powerpoint) o della suite Google Workspace (Sheet, Docs, Presentation, Mail );_ - _Disponibilità a viaggi e/o trasferte;_ - _Essere disponibile ad effettuare lavoro straordinario, secondo le esigenze che saranno indicate dall'Azienda, alle condizioni previste dal CCNL vigente._ - _Familiarità con vari programmi software di gestione in particolare il gestionale TeamSystem._ - _Abilità nell’uso degli strumenti informatici_._ E’ gradita la conoscenza dei principi di base della contabilità generale. - Soft Skills (capacità relazionali e comportamentali)_ - _maturità, pazienza, buona educazione e rispetto verso i colleghi e verso i Clienti;_ - _affidabilità, determinazione, pro-attività, entusiasmo, flessibilità, dinamicità;_ - _puntualità e discrezione;_ - _orientamento al risultato e al problem solving;_ - _spiccate doti relazionali ed efficacia comunicati