Edumaax S.p.A Finalità del Ruolo Il Coordinatore Amministrativo dei Servizi Operativi fornisce supporto amministrativo strutturato per tutte le funzioni non-accademiche della scuola, incluse manutenzione, pulizie, ristorazione, sicurezza e servizi generali. Il ruolo garantisce il coordinamento, la documentazione e il follow-up dei processi operativi chiave e contribuisce al funzionamento quotidiano fluido dei servizi scolastici. La posizione riporta al Direttore delle Operazioni e collabora con vari dipartimenti interni e fornitori esterni per garantire la gestione tempestiva delle attività di servizio, delle scadenze e del supporto alla conformità. Mansioni e Responsabilità Principali 1. Coordinamento Amministrativo -- Gestire calendari, appuntamenti, visite di appaltatori e riunioni di coordinamento interno -- Preparare e distribuire liste di attività, verbali di riunione, registri di servizio e log di stato -- Effettuare follow-up su elementi aperti e richieste in sospeso con team interni e fornitori esterni -- Mantenere aggiornate le cartelle con le versioni pertinenti di documenti operativi, preventivi e registri 2. Comunicazione e Documentazione -- Redigere e gestire la corrispondenza con fornitori, appaltatori e autorità pubbliche -- Supportare la raccolta preventivi, il monitoraggio degli approvvigionamenti e la documentazione di acquisti e contratti di servizio -- Assistere con la documentazione interna per l'onboarding del personale operativo (es. uniformi, armadietti, tessere identificative) -- Mantenere un sistema di archiviazione chiaro e sicuro (digitale e fisico) per i documenti operativi 3. Supporto Conformità e Ispezioni -- Preparare, aggiornare e organizzare la documentazione richiesta per ispezioni, audit o depositi presso autorità esterne (es. sicurezza antincendio, igiene, conformità edilizia) -- Fornire supporto pratico durante le visite di appaltatori, ispettori o consulenti -- Monitorare le scadenze per la presentazione di documenti e garantire follow-up e promemoria tempestivi 4. Supporto Generale -- Assistere con il coordinamento logistico di base per eventi scolastici, attività stagionali o consegne da fornitori -- Interfacciarsi con il personale di altri dipartimenti quando è necessario supporto di coordinamento per mantenere la continuità operativa -- Partecipare allo sviluppo e al mantenimento delle Procedure Operative Standard (SOP) e dei registri correlati Esclusioni e Protezioni Legali Questo ruolo non comporta: -- Responsabilità di supervisione su personale tecnico o di manutenzione -- Autorizzazione legale o finanziaria per emettere ordini vincolanti o firmare contratti -- Redazione di documenti tecnici di conformità (es. per CPI, SCIA), benché possa supportare la raccolta e l'organizzazione di tali file -- Attività di front-office relative all'amministrazione di studenti, genitori o accademica Tutte le responsabilità devono rimanere nell'ambito del supporto e coordinamento dei servizi operativi. Requisiti Minimi Esperienza -- Almeno 2 anni di esperienza amministrativa in ospitalità, facility management, servizi immobiliari o settori correlati -- Familiarità con il coordinamento di appaltatori o fornitori e processi di approvvigionamento di base -- Esperienza nel supporto di logistica o operazioni in un ambiente complesso orientato ai servizi Competenze Linguistiche e Digitali -- Padronanza dell'italiano (parlato e scritto) -- obbligatorio -- Conoscenza lavorativa dell'inglese -- Competenza in Microsoft Office (Outlook, Word, Excel) e capacità di utilizzare cartelle condivise o semplici strumenti di monitoraggio Caratteristiche Personali -- Organizzato, affidabile e orientato alle attività -- Tenace nel follow-up e nel monitoraggio delle scadenze -- Discreto e professionale nella gestione di documentazione e comunicazioni interne -- A proprio agio nel comunicare sia con il personale di servizio che con le figure dirigenziali -- Adattabile, collaborativo e in grado di operare in un ambiente scolastico in fase di avviamento Tutela dei Minori e Verifiche dei Precedenti Cheltenham College Lombardy è impegnata nella protezione di bambini e giovani. Il candidato selezionato deve fornire: -- Certificato del Casellario Giudiziale -- Certificato dei Carichi Pendenti e firmare il Codice di Condotta per la Protezione dei Minori della scuola, partecipando alla formazione obbligatoria sulla salvaguardia. Condizioni di Lavoro -- Posizione a tempo pieno, annuale, con base presso la sede di Induno Olona (VA) -- Orario di lavoro standard, con flessibilità richiesta durante ispezioni, eventi o necessità stagionali -- Basato in ufficio, con mobilità richiesta nelle aree scolastiche durante visite in loco o appuntamenti esterni -- Linea di reporting al Direttore delle Operazioni, con possibilità di supportare il Preside e altri dipartimenti secondo necessità per garantire un coordinamento fluido dei servizi Settore: Istruzione/Formazione Ruolo: Amministrazione/Paghe e contributi Gestisce altre persone: No Tipo di occupazione: Contratto a tempo indeterminato Inquadramento: Impiegato