PpL’Executive Assistant Facilities Officer supporta il management nelle attività organizzative, amministrative e operative, assicurando il corretto funzionamento delle infrastrutture aziendali, dei servizi interni e delle attività di supporto ai clienti e alle agenzie. /p pLa figura svolge un ruolo chiave nel coordinamento delle attività amministrative, nella gestione dei fornitori e nel supporto alla reportistica e ai processi aziendali, supportata dal management interno. /p h3Key responsabilities /h3 h3Facilities Management /h3 ul liGestione della manutenzione del building /li liCoordinamento interventi di manutenzione ordinaria e straordinaria. /li liSupervisione fornitori di servizi (pulizie, sicurezza, manutenzione, utilities). /li liMonitoraggio delle condizioni degli spazi aziendali e miglioramento dei servizi interni. /li /ul h3Fleet Travel Management /h3 ul liGestione amministrativa del parco auto aziendale (assegnazioni, contratti, scadenze, manutenzioni, assicurazioni, sinistri). /li liMonitoraggio costi e reportistica relativa ai veicoli aziendali. /li liManagement delle prenotazioni di hotel e viaggi /li /ul h3IT Workplace Setup /h3 ul liGestione e setup dei dispositivi aziendali (laptop, telefoni, accessori) per nuovi ingressi o sostituzioni. /li liCoordinamento con il reparto IT per assistenza tecnica. /li liGestione inventario dispositivi e asset aziendali. /li /ul h3Commercial Financial Support /h3 ul liValidazione delle provvigioni e supporto alla verifica dei dati relativi a clienti e agenzie. /li liControllo e gestione dei premi per agenzie/clienti. /li liPreparazione e aggiornamento della reportistica BI per clienti. /li /ul h3Procurement Data Management /h3 ul liGestione e monitoraggio delle RDA /li liCoordinamento con fornitori per ordini e contratti. /li liMonitoraggio budget relativi a servizi generali e forniture. /li liSupporto alla creazione e aggiornamento di dashboard e report BI. /li liGestione e archiviazione documentale. /li /ul h3Amministrazione del personale /h3 ul liChiusura cartellini /li liConsulenza lavoratori con supporto dello studio esterno /li liArchiviazione dei documenti sensibili /li liGestione fase Onboarding /li liSicurezza e visite mediche periodiche /li liAudit e report costi del personale /li /ul h3Required Skills Qualifications /h3 ul liEsperienza pregressa in ruoli di Executive Assistant, Office Manager, Operations o Facilities. /li liInglese C1 /li liOttime capacità organizzative e di gestione delle priorità. /li liBuona conoscenza di Excel e Business Intelligents /li liPrecisione e attenzione ai dettagli, soprattutto nella gestione amministrativa. /li liCapacità di coordinamento con fornitori e diversi dipartimenti aziendali. /li liBuone capacità comunicative e problem solving. /li liConoscenza di strumenti ERP o gestionali aziendali. /li /ul h3Soft Skills /h3 ul liAffidabilità e discrezione. /li liApproccio proattivo e orientamento alla soluzione. /li liCapacità di lavorare in autonomia e gestire attività multiple. /li liFlessibilità e spirito di collaborazione. /li /ul /p #J-18808-Ljbffr