**HMS **steht für „Hardware meets Software“. Unsere Lösungen vernetzen Millionen industrieller Geräte auf der ganzen Welt - in Automatisierungssystemen und in innovativen IIoT-Anwendungen. Die HMS-Familie wächst stetig auf mittlerweile mehr als 750 Mitarbeitende in über 16 Ländern weltweit. Mit unseren Lösungen machen wir Kompliziertes einfach! Wir lassen Maschinen sprechen, schaffen aus Daten echte Werte und sorgen für mehr Nachhaltigkeit beim Kunden. „Heart. Mind. Soul.“ beschreibt unsere Unternehmenskultur und ist geprägt durch schwedischen Pragmatismus.
Die
**HMS Industrial Networks GmbH** in Karlsruhe ist innerhalb der HMS Networks Gruppe verantwortlich für den Vertrieb, das Marketing und den technischen Service aller HMS Marken in Kontinentaleuropa. Mit mehr als 3.500 aktiven Kunden und 30 Distributoren betreut die Gesellschaft über 40% des weltweiten Konzernumsatzes. Am Standort Karlsruhe sowie den zugehörigen Niederlassungen in Frankreich, Italien und Spanien sind derzeit etwa 65 Mitarbeiter/innen beschäftigt.
Für unser Büro in
**Agrate Brianza** (Großraum Mailand) suchen wir ab sofort eine/n
**Office Assistant (w/m/d) - Teilzeit**:
**Deine Aufgaben**:
- Unsere Besucher, Kunden und Lieferanten empfängst Du herzlich im Büro. Freundlich und zuvorkommend beantwortest Du zentral eingehende Telefonate sowie Briefverkehr
- Unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter fühlen sich in unserem Büro sehr wohl, weil Du für eine angenehme und produktive Arbeitsumgebung sorgst. Du bestellst zum Beispiel Mobiliar, kümmerst Dich um notwendige Reparaturen, sorgst für Getränke/Kaffee im Büro und verteilst unsere Meal Vouchers
- Die Finanz
- und Lohnbuchhaltung wird von unserem italienischen Steuerberater sowie unserem deutschen Buchhaltungsteam verantwortet. Du bist in diesem Prozess eine wichtige Schnittstelle vor Ort und prüfst insbesondere Eingangsrechnungen auf deren Richtigkeit und leitest diese an unsere Buchhaltung zur Verbuchung und Bezahlung weiter. Daneben koordinierst Du die Reisekosten
- und Kreditkartenabrechnungen aller Mitarbeiter
- Alles rund um den italienischen Fuhrpark sowie Mobilfunkverträge organisierst und erledigst Du eigenverantwortlich
- Sofern notwendig, vertrittst Du HMS bei den örtlichen Behörden und Banken. Du wirst außerdem die Rolle des/der Datenschutzbeauftragten sowie die Verantwortung für Arbeitsplatzsicherheit übernehmen. Dafür statten wir Dich mit einer entsprechenden Handlungsvollmacht aus
**Deine Qualifikation**:
- Eine kaufmännische Ausbildung legt den Grundstein, der Aufgabe in unserem Sekretariat Herr zu werden
- Du hast bereits Erfahrung als Office Manager. Deshalb bringen Dich Multi-Tasking-Anforderungen und verschiedene Ansprechpartner nicht aus der Ruhe; Du bleibst v.a. freundlich aber auch strukturiert, priorisierst und man kann sich auf Deine sorgfältige Arbeit verlassen
- Für die Aufgabe ist es unerlässlich, dass Du PowerPoint, Word, Excel und Outlook sehr gut beherrschst
- HMS ist ein globales Unternehmen. Du wirst deshalb täglich auf Englisch kommunizieren, sowohl mündlich als auch schriftlich. Fließende Italienischkenntnisse setzen wir voraus
**Unser Angebot**:
- Ein spannendes Arbeitsumfeld in einem Zukunftsmarkt und Wachstumsunternehmen
- Ein strukturierter Onboarding-Prozess sowie individuelle Personalentwicklung
- Ein sympathisches Team, das viel Wert auf Kollegialität und Spaß an der Arbeit legt
- Mobiles Arbeiten und flexible Arbeitszeiten
- Umfangreiche Zusatzleistungen, wie zum Beispiel Mitarbeiteraktienprogramm, bezuschusste Fitnessprogramme, JobRad, 24h/7d Unfallversicherung, u.v.m.
- Jessica Vargas Harris
- HR Partner
- +49 721/
**Redaktionell empfohlener externer Inhalt**:
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📌 Office Assistant (W/m/d)
🏢 HMS Technology Center Ravensburg
📍 Agrate Brianza