Pubblicato il 19 giugno
Mansioni della posizione
Viste d’insieme Per la nostra sede di Milano, siamo alla ricerca di un/a Executive Assistant & Office Support per sostituzione maternità. La risorsa fornirà supporto organizzativo, amministrativo e operativo di alto livello all’AD e al Division Director LSE, contribuendo al contempo alla gestione efficiente dei servizi generali e delle attività di office management. Responsabilità principali Attività di Executive Assistant
Gestire il filtro e lo smistamento delle chiamate in entrata, organizzando la disponibilità dei referenti tramite strumenti digitali di calendario condiviso (es. Outlook, Teams). Organizzare in autonomia le trasferte aziendali, includendo prenotazioni di voli, treni, hotel e auto a noleggio, con invio dei biglietti digitali e preparazione di travel kit personalizzati (itinerari, contatti utili, mappe, documenti). Curare la pianificazione e l’aggiornamento continuo del calendario elettronico, garantendo precisione e tempestività. Gestire l’iscrizione e la partecipazione a eventi aziendali, fiere, webinar e incontri commerciali, anche tramite piattaforme online. Produrre documentazione in formato digitale e cartaceo, inclusa la rilegatura di brochure, la redazione di testi, lettere di trasmissione e la formattazione di documenti.
Servizi generali / Office Management
Gestione del centralino, smistando le chiamate in entrata. Supervisione e smistamento di posta e pacchi aziendali, garantendo un flusso ordinato e puntuale. Accoglienza professionale di clienti, ospiti e staff internazionale, assicurando un’esperienza positiva e coerente con l’immagine aziendale. Prenotazione e allestimento delle sale riunioni, verificando la disponibilità di materiali e il comfort degli ambienti (notebook, penne, acqua, snack). Gestione approvvigionamenti (cancelleria, DPI, rifornimenti per la caffetteria, ecc.), valutazione dei fornitori, monitoraggio delle scorte e organizzazione degli spazi di stoccaggio. Gestione delle spedizioni tramite Pony Express e corrieri, occupandosi della prenotazione e del monitoraggio delle consegne. Fornire supporto allo staff nell’organizzazione di seminar lunch ed eventi interni, inclusa la gestione del catering. Curare le convenzioni travel con hotel, compagnie aeree e altri fornitori, mantenendole aggiornate e funzionali. Supportare l’organizzazione dei viaggi e delle prenotazioni per nuovi ingressi e stagisti, facilitando il processo di onboarding. Supervisionare la manutenzione degli spazi aziendali e il servizio di pulizie, garantendo ordine, decoro e funzionalità degli ambienti. Collaborare all’organizzazione di eventi aziendali, sia interni che esterni, gestendo gli aspetti logistici e operativi. Gestione assegnazione di badge aziendali e armadietti personali (locker), assicurando un accesso controllato e sicuro.
Requisiti e competenze
Diploma o Laurea in ambito economico, linguistico o affine. Almeno 3 anni di esperienza in ruoli analoghi, preferibilmente in contesti strutturati o internazionali. Buona conoscenza della lingua inglese. Solida esperienza nella gestione di agende complesse, trasferte, eventi e fornitori. Ottima padronanza del pacchetto Microsoft 365 e degli strumenti di calendarizzazione e videoconferenza. Familiarità con piattaforme per prenotazioni viaggi, spedizioni e gestione approvvigionamenti. Competenze nella gestione documentale e nell’organizzazione logistica di eventi. Eccellenti capacità organizzative, precisione e attenzione ai dettagli. Proattività, flessibilità e spiccato problem solving. Ottime doti relazionali, comunicative e capacità di interfacciarsi con interlocutori diversi. Riservatezza, affidabilità e orientamento alla qualità del servizio.
Compenso e benefit Deerns offre il pacchetto retributivo inclusivo di Wellhub, la piattaforma globale per il benessere che dà accesso a palestre, corsi fitness, servizi digitali e app per la salute e il wellbeing. CCNL Applicato CCNL Terziario H011 Salute, diversità e pari opportunità Deerns è un’azienda certificata Great Place to Work Italia (2025–2026). Deerns Italia S.p.A. sostiene le pari opportunità lavorative garantendo un ambiente inclusivo e si impegna a combattere tutte le forme di discriminazione. Pertanto, l’integrazione nel nostro team è volta a tutte le persone senza alcuna distinzione di genere, nazionalità, orientamento sessuale, disabilità o età. I nostri valori comprendono il rispetto, l’integrità, l’innovazione e l’inclusione. I dati personali saranno trattati in conformità alle disposizioni contenute nel regolamento UE 2016/679. #J-18808-Ljbffr
