JLL supports the Whole You, personally and professionally. Stiamo cercando un/una Addetto/a Posta Interna attento/a ai dettagli e affidabile per gestire tutta la corrispondenza, i pacchi e le consegne in entrata e in uscita per la nostra struttura di scienze della vita. Questo ruolo è fondamentale per garantire la gestione tempestiva e sicura di materiali sensibili, documenti normativi e forniture di laboratorio, mantenendo una rigorosa conformità ai protocolli del settore. Responsabilità Principali Gestione Posta e Pacchi Smistare, distribuire e consegnare la posta e i pacchi in arrivo ai reparti e al personale appropriati Elaborare la posta e i pacchi in uscita, compreso l'imballaggio corretto e la preparazione delle etichette di spedizione Mantenere registri di consegna accurati e informazioni di tracciamento Gestire materiali urgenti inclusi documenti normativi e documentazione di studi clinici Coordinare con i corrieri (FedEx, UPS, DHL, Poste) per ritiri e consegne Supporto Laboratorio e Ricerca Gestire e distribuire in sicurezza forniture di laboratorio, reagenti e attrezzature (seguendo i protocolli di sicurezza) Gestire spedizioni sensibili alla temperatura (ghiaccio secco, materiali congelati) secondo i requisiti normativi Coordinare le spedizioni di campioni e specimen con appropriata documentazione di catena di custodia Supportare la spedizione di materiali per studi clinici e documenti normativi Conformità e Documentazione Mantenere registri dettagliati di spedizione e ricezione per scopi di audit Garantire la conformità con i requisiti di spedizione FDA, DEA e altre normative Gestire le spedizioni di sostanze controllate secondo i protocolli aziendali Mantenere la riservatezza delle ricerche sensibili e delle informazioni proprietarie Mansioni Amministrative Utilizzare le attrezzature della posta interna (affrancatrici, bilance, macchine di smistamento) Mantenere l'inventario delle forniture e materiali di spedizione Elaborare richieste di inoltro posta e cambi di indirizzo Assistere con progetti speciali e traslochi di strutture secondo necessità Qualifiche Richieste Diploma di scuola superiore o equivalente 1-2 anni di esperienza in posta interna o spedizioni/ricevimenti preferibile Competenze informatiche di base (Microsoft Office, software di spedizione) Forte attenzione ai dettagli e capacità organizzative Eccellenti capacità di comunicazione scritta e verbale Qualifiche Preferibili Esperienza in ambiente farmaceutico, biotecnologico o sanitario Conoscenza delle normative per la spedizione di materiali pericolosi (IATA, DOT) Familiarità con le procedure di gestione delle sostanze controllate Esperienza con sistemi di gestione inventario Requisiti della Posizione Questo ruolo comporta la movimentazione di corrispondenza e materiali, l'utilizzo di attrezzature da ufficio e il lavoro in aree a temperatura controllata. Ci impegniamo a fornire ragionevoli accomodamenti per consentire a tutte le persone qualificate di svolgere le funzioni essenziali di questa posizione. - Position Summary We are seeking a detail-oriented and reliable Mailroom Clerk to manage all incoming and outgoing mail, packages, and deliveries for our life sciences facility. This role is critical in ensuring timely and secure handling of sensitive materials, regulatory documents, and laboratory supplies while maintaining strict compliance with industry protocols. Key Responsibilities Mail & Package Management Sort, distribute, and deliver incoming mail and packages to appropriate departments and personnel Process outbound mail and packages, including proper packaging and shipping label preparation Maintain accurate delivery logs and tracking information Handle time-sensitive materials including regulatory submissions and clinical trial documents Coordinate with shipping carriers (FedEx, UPS, DHL, USPS) for pickups and deliveries Laboratory & Research Support Safely handle and distribute laboratory supplies, reagents, and equipment (following safety protocols) Manage temperature-sensitive shipments (dry ice, frozen materials) per regulatory requirements Coordinate specimen and sample shipments with appropriate chain of custody documentation Support shipping of clinical trial materials and regulatory documents Compliance & Documentation Maintain detailed shipping and receiving records for audit purposes Ensure compliance with FDA, DEA, and other regulatory shipping requirements Handle controlled substances shipments according to company protocols Maintain confidentiality of sensitive research and proprietary information Administrative Duties Operate mailroom equipment (postage meters, scales, sorting machines) Maintain inventory of shipping supplies and materials Process mail forwarding requests and address changes Assist with special projects and facility moves as neede