Descripción de la oferta
L’Assistente Esecutivo è la mano destra del nostro Direttore Generale, fornendo supporto amministrativo, organizzativo e strategico di alto livello. Questo ruolo garantisce il regolare svolgimento delle operazioni quotidiane, anticipa le necessità e funge da collegamento critico tra l’Ufficio Esecutivo e gli stakeholder interni ed esterni, mantenendo i più alti standard di riservatezza e professionalità.
Gestione Calendario e Posta
1. Pianificare e controllare l’agenda e la casella di posta del Direttore, coordinando riunioni, appuntamenti, viaggi, presentazioni e tutta la logistica correlata.
2. Filtrare, dare priorità e smistare la corrispondenza per ottimizzare il tempo del Direttore Generale.
Interfaccia e Comunicazione
3. Essere il principale punto di contatto tra l’Ufficio Esecutivo e tutti i dipartimenti, la segreteria e gli altri responsabili di divisione.
4. Facilitare il flusso fluido di informazioni e i follow-up all’interno dell’organizzazione.
Risoluzione Problemi
5. Gestire richieste e risolvere problemi entro l’ambito di autorità delegata, alleggerendo il carico routinario del Direttore.
Anticipazione e Supervisione
6. Monitorare proattivamente le esigenze organizzative (incidenti, domande, carenze di risorse) e intervenire prima che i problemi si aggravino.
Documentazione e Archiviazione Riservata
7. Redigere, modificare e formattare presentazioni, verbali di riunioni e altri documenti; gestire archiviazione e archiviazione sicura.
Accoglienza e Gestione Visitatori
8. Ricevere e assistere chiamate e visitatori, garantendo un’esperienza professionale e ospitale.
Organizzazione Eventi
9. Pianificare ed eseguire eventi interni/esterni, dal concept al follow-up (location, fornitori, budget, logistica).
Coordinamento Viaggi
10. Prenotare viaggi nazionali e internazionali per dirigenti e dipendenti tramite l’agenzia aziendale, bilanciando qualità del servizio, conformità alle policy e controllo dei costi.
Gestione Spese e Contratti
11. Monitorare budget, riconciliare spese, seguire fatture, gestire contratti fornitori e circolare documenti per la firma.
Reporting
12. Compilare aggiornamenti regolari e report ad hoc su KPI dipartimentali, milestone di progetto e performance di budget.
Gestione Emergenze
13. Agire con decisione nelle emergenze, rispettando i protocolli aziendali di prevenzione e risposta.
Requisitos
Qualifiche Richieste
Categoria | Requisiti
Formazione
Laurea in Economia Aziendale, Comunicazione o in un campo correlato (o esperienza lavorativa equivalente).
Esperienza
14. Oltre 5 anni di esperienza nel supporto a dirigenti C-suite o senior, preferibilmente in un ambiente multinazionale.
15. Successo comprovato nella gestione di calendari complessi, viaggi e informazioni riservate.
Competenze Tecniche
16. Competenza avanzata in Microsoft PowerPoint (storyboarding, formattazione, rifinitura visiva) ed Excel (tabelle pivot, funzioni di ricerca, analisi dati di base).
17. Padronanza completa della suite Microsoft 365; familiarità con piattaforme di meeting virtuali (Teams, Zoom, ecc.).
Lingue
18. Italiano a livello madrelingua e inglese fluente richiesti; altre lingue come lo spagnolo sono altamente valutate.
Competenze Chiave
19. Organizzazione e capacità di prioritizzazione eccezionali
20. Discrezione e affidabilità
21. Eccellenti capacità comunicative scritte e orali
22. Problem-solving proattivo e ingegnosità
23. Consapevolezza del budget e controllo dei costi
24. Capacità di lavorare in squadra e ottime doti interpersonali
Condizioni di Lavoro e Altri Dettagli
Orario: Full-time, con disponibilità a gestire richieste fuori orario o nei weekend in caso di urgenze.
In Grupo Planeta offriamo pari opportunità. Ci impegniamo a trattare tutte le candidature in modo equo, basandoci sulle capacità, i risultati e l’esperienza, indipendentemente da razza, nazionalità, sesso, età, disabilità, orientamento sessuale, identità di genere o qualsiasi altra categoria protetta dalla legge.