Facilities Coordinator
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Location
Latina
Seniority Level
Mid‑Senior level
Employment Type
Full‑time
Job Function
Management and Manufacturing
Key Responsibilities
* Serve as the primary point of contact for all sub‑tenant inquiries, requests, and escalations.
* Build and maintain strong relationships with sub‑tenants, property management teams, and landlords.
* Ensure compliance with lease terms and legal requirements across the portfolio.
* Coordinate service visits with property management representatives and approved vendors.
* Drive high standards and consistency in lease requirement management.
* Monitor tenant satisfaction and proactively address concerns.
Workplace Operations
* Provide exceptional hospitality and support for guests, visitors, and team members.
* Resolve facility‑related issues including janitorial services, conference room management, workstation support, and interior/exterior furnishings and equipment.
* Coordinate and schedule maintenance activities to meet defined Service Level Agreements (SLAs).
* Collaborate with internal departments (IT, Security, Kitchen, Real Estate) to ensure high‑quality project completion.
* Ensure facility compliance with local building, health, safety, and fire codes.
* Develop and implement operational procedures and standard operating practices.
* Identify and present monthly cost‑saving opportunities and operational improvements.
Vendor & Contract Management
* Manage facility contracts as the client’s designated managing agent.
* Coordinate vendor discussions regarding goal setting, performance criteria, and reviews.
* Maintain strong relationships with suppliers and service providers.
* Monitor service delivery quality and contractor performance.
Administrative & Event Support
* Coordinate special events for clients and JLL initiatives.
* Handle mail services including pickup, delivery, postage preparation, and courier coordination.
* Support various administrative tasks to ensure smooth daily operations.
* Assist with workplace technology integration and facility improvements.
Client Relations & Business Development
* Represent JLL and clients professionally in the local and regional business community.
* Promote JLL’s reputation and capabilities to prospective tenants and clients.
* Lead efforts to monitor and enhance customer satisfaction.
* Serve as brand ambassador for facility management excellence.
Experience & Education
* Minimum 2 years of experience in facilities management, property management, or related field.
* Demonstrated experience in customer service and relationship management.
* Background in vendor management and contract coordination preferred.
Technical Skills
* Proficiency in Microsoft Office Suite (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
* Experience with facility management systems and technologies.
* Interest in continuous improvement and emerging workplace technologies.
Core Competencies
* Excellent interpersonal, communication, and organizational abilities.
* Outstanding customer service orientation with problem‑solving mindset.
* Strong multitasking capabilities with ability to work independently.
* Professional demeanor with excellent written and verbal communication skills.
* Ability to work effectively both independently and as part of a remote team.
* Self‑motivated with capability to work without direct supervision.
Responsabilità Principali
* Fungere da punto di riferimento principale per tutte le richieste, necessità ed escalation degli/delle sub‑inquilini/e.
* Costruire e mantenere relazioni solide con inquilini/e, team di gestione immobiliare e proprietari/e.
* Garantire la conformità ai termini di locazione e ai requisiti legali dell’intero portafoglio.
* Coordinare le visite di assistenza con rappresentanti della gestione immobiliare e fornitori autorizzati.
* Promuovere standard elevati e coerenza nella gestione dei requisiti di locazione.
* Monitorare la soddisfazione degli/delle inquilini/e e affrontare proattivamente le preoccupazioni.
Operazioni Workplace
* Fornire ospitalità e supporto eccezionali per ospiti, visitatori/visitatrici e membri del team.
* Risolvere problematiche relative alle strutture inclusi servizi di pulizia, gestione sale conferenze, supporto postazioni di lavoro, arredi ed equipaggiamenti interni/esterni.
* Coordinare e programmare attività di manutenzione per rispettare gli Accordi di Livello di Servizio (SLA) definiti.
* Collaborare con dipartimenti interni (IT, Sicurezza, Cucina, Real Estate) per garantire completamento progetti di alta qualità.
* Assicurare la conformità delle strutture ai codici edilizi, sanitari, di sicurezza e antincendio locali.
* Sviluppare e implementare procedure operative e pratiche operative standard.
* Identificare e presentare opportunità mensili di riduzione costi e miglioramenti operativi.
Gestione Fornitori e Contratti
* Gestire contratti delle strutture come agente di gestione designato/a del cliente.
* Coordinare discussioni con fornitori riguardo definizione obiettivi, criteri di performance e revisioni.
* Mantenere relazioni solide con fornitori e prestatori/prestatrici di servizi.
* Monitorare qualità dell’erogazione servizi e performance dei/delle contractor.
Supporto Amministrativo ed Eventi
* Coordinare eventi speciali per clienti e iniziative JLL.
* Gestire servizi postali inclusi ritiro, consegna, preparazione affrancatura e coordinamento corrieri.
* Supportare varie attività amministrative per garantire operazioni quotidiane fluide.
* Assistere con integrazione tecnologie workplace e miglioramenti strutturali.
Relazioni Clienti e Sviluppo Business
* Rappresentare JLL e clienti professionalmente nella comunità imprenditoriale locale e regionale.
* Promuovere reputazione e capacità JLL a potenziali inquilini/e e clienti.
* Guidare sforzi per monitorare e migliorare la soddisfazione della clientela.
* Servire come brand ambassador per l’eccellenza nella gestione strutturale.
Esperienza e Formazione
* Minimo 2 anni di esperienza in gestione strutture, gestione immobiliare o settore correlato.
* Esperienza comprovata in servizio clienti e gestione relazioni.
* Background in gestione fornitori e coordinamento contratti preferibile.
Competenze Tecniche
* Competenza in Microsoft Office Suite (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
* Esperienza con sistemi e tecnologie di gestione strutture.
* Interesse nel miglioramento continuo e tecnologie workplace emergenti.
Competenze Fondamentali
* Eccellenti capacità interpersonali, comunicative e organizzative.
* Eccezionale orientamento al servizio clienti con mentalità problem‑solving.
* Forti capacità multitasking con abilità di lavorare autonomamente.
* Comportamento professionale con eccellenti capacità comunicative scritte e verbali.
* Capacità di lavorare efficacemente sia autonomamente che come parte di un team remoto.
* Auto‑motivato/a con capacità di lavorare senza supervisione diretta.
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