JLL supports the Whole You, personally and professionally. Position Summary We are seeking a detail-oriented and reliable Mailroom Clerk to manage all incoming and outgoing mail, packages, and deliveries for our life sciences facility. This role is critical in ensuring timely and secure handling of sensitive materials, regulatory documents, and laboratory supplies while maintaining strict compliance with industry protocols. Key Responsibilities Mail & Package Management - Sort, distribute, and deliver incoming mail and packages to appropriate departments and personnel - Process outbound mail and packages, including proper packaging and shipping label preparation - Maintain accurate delivery logs and tracking information - Handle time-sensitive materials including regulatory submissions and clinical trial documents - Coordinate with shipping carriers (FedEx, UPS, DHL, USPS) for pickups and deliveries Laboratory & Research Support - Safely handle and distribute laboratory supplies, reagents, and equipment (following safety protocols) - Manage temperature-sensitive shipments (dry ice, frozen materials) per regulatory requirements - Coordinate specimen and sample shipments with appropriate chain of custody documentation - Support shipping of clinical trial materials and regulatory documents Compliance & Documentation - Maintain detailed shipping and receiving records for audit purposes - Ensure compliance with FDA, DEA, and other regulatory shipping requirements - Handle controlled substances shipments according to company protocols - Maintain confidentiality of sensitive research and proprietary information Administrative Duties - Operate mailroom equipment (postage meters, scales, sorting machines) - Maintain inventory of shipping supplies and materials - Process mail forwarding requests and address changes - Assist with special projects and facility moves as needed Required Qualifications - High school diploma or equivalent - 1-2 years of mailroom or shipping/receiving experience preferred - Basic computer skills (Microsoft Office, shipping software) - Ability to lift up to 50 pounds regularly - Strong attention to detail and organizational skills - Excellent written and verbal communication skills Preferred Qualifications - Experience in pharmaceutical, biotech, or healthcare environment - Knowledge of hazardous materials shipping regulations (IATA, DOT) - Familiarity with controlled substance handling procedures - Experience with inventory management systems Position Requirements This role involves handling mail and materials, operating office equipment, and working in temperature-controlled environments. We are committed to providing reasonable accommodations to enable all qualified individuals to perform the essential functions of this position. Stiamo cercando una figura di Addetto alla Posta attenta ai dettagli e affidabile per gestire tutta la posta in entrata e in uscita, pacchi e consegne per la nostra struttura di scienze della vita. Questo ruolo è fondamentale per garantire la gestione tempestiva e sicura di materiali sensibili, documenti normativi e forniture di laboratorio mantenendo la rigorosa conformità ai protocolli del settore. Responsabilità Principali Gestione Posta e Pacchi - Smistare, distribuire e consegnare posta e pacchi in arrivo ai dipartimenti e al personale appropriati - Elaborare posta e pacchi in uscita, inclusi imballaggio appropriato e preparazione etichette di spedizione - Mantenere log di consegna accurati e informazioni di tracciamento - Gestire materiali urgenti incluse le sottomissioni normative e documenti di studi clinici - Coordinare con corrieri (FedEx, UPS, DHL, Poste Italiane) per ritiri e consegne Supporto Laboratorio e Ricerca - Gestire e distribuire in sicurezza forniture di laboratorio, reagenti e attrezzature (seguendo protocolli di sicurezza) - Gestire spedizioni sensibili alla temperatura (ghiaccio secco, materiali congelati) secondo requisiti normativi - Coordinare spedizioni di campioni e specimens con appropriata documentazione di chain of custody - Supportare la spedizione di materiali per studi clinici e documenti normativi Conformità e Documentazione - Mantenere registri dettagliati di spedizione e ricezione per scopi di audit - Garantire conformità con FDA, DEA e altri requisiti normativi di spedizione - Gestire spedizioni di sostanze controllate secondo protocolli aziendali - Mantenere riservatezza di ricerca sensibile e informazioni proprietarie Compiti Amministrativi - Operare attrezzature della sala posta (affrancatrici, bilance, macchine di smistamento) - Mantenere inventario di forniture e materiali di spedizione - Elaborare richieste di inoltro posta e cambi di indirizzo - Assistere con progetti speciali e traslochi di strutture quando necessario Qualifiche Richieste - Diploma di scuola secondaria