La figura di Back Office Commerciale è responsabile della gestione completa del flusso degli ordini, dal contatto con il cliente alla consegna finale, garantendo precisione, tempestività e coerenza con le politiche aziendali.
Collabora quotidianamente con la rete vendita, la logistica e l'amministrazione per assicurare il corretto svolgimento di tutte le operazioni commerciali, sia sul mercato nazionale che internazionale.
Responsabilità
1. Gestione ordini clientiRicezione e inserimento ordini nel gestionale (Italia ed estero).
Controllo disponibilità prodotti e tempi di consegna con la produzione / logistica.
Emissione conferme d'ordine ai clienti.
Aggiornamento anagrafiche clienti, codici articolo e condizioni commerciali.
Verifica listini e applicazione corretta di sconti, promozioni o contratti.
2. Gestione documentazione commercialePreparazione di documenti di trasporto (DDT, packing list, fatture proforma).
Verifica e archiviazione documentazione di vendita.
Predisposizione certificazioni e schede tecniche su richiesta clienti esteri.
Coordinamento con l'ufficio amministrativo per la fatturazione e la verifica dei pagamenti.
3. Customer care e post-venditaGestione comunicazioni quotidiane con clienti italiani ed esteri (email, telefono, portali).
Invio aggiornamenti su ordini, spedizioni e tempistiche di consegna.
Gestione reclami, resi o anomalie con rapidità e precisione.
Mantenimento relazioni costanti con i clienti per fidelizzazione e supporto.
4. Supporto all'ufficio export e spedizioni internazionaliPredisposizione di documenti doganali (EUR1, CMR, certificati di origine, ecc.).
Coordinamento con spedizionieri e corrieri internazionali.
Monitoraggio spedizioni e invio tracking ai clienti.
Verifica conformità documentale secondo le normative del paese di destinazione.
Supporto per pratiche FDA, SALSA, CFIA, KFDA, ecc. (dove richiesto).
5. Supporto alla rete commerciale e marketingCollaborazione con area manager e responsabili export per offerte e preventivi.
Aggiornamento e invio listini prezzi, cataloghi e schede prodotto.
Raccolta dati per analisi vendite e report mensili.
Supporto alla preparazione di fiere, eventi e incontri con clienti.
6. Reporting e controlloAggiornamento giornaliero report attività e stato ordini.
Monitoraggio performance clienti e volumi mensili.
Controllo corrispondenza tra ordini, fatture e consegne.
Segnalazione tempestiva di ritardi o criticità operative.
Obiettivi del ruolo
Garantire precisione e puntualità nella gestione del flusso commerciale.
Supportare efficacemente la rete vendite nazionale e internazionale.
Mantenere alto il livello di soddisfazione del cliente, tutelando al contempo le procedure aziendali.
Competenze richieste
Ottima conoscenza di Excel, gestionali ERP e posta elettronica.
Ottima conoscenza lingue (inglese, francese o spagnolo preferibili).
Precisione, capacità di problem solving e gestione delle priorità.
Orientamento al cliente e ottime doti comunicative, intraprendenza ed autonomia qualificato.
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