EVENTS & PROJECT SPECIALIST
Riporta a: Head of Events
Sede: Milano (Unipol Dome)
Contratto: Full Time / Data di inizio: entro luglio 2026
Missione del Ruolo: La risorsa supporterà le attività di coordinamento operativo, project management e relazione con clienti e promoter, contribuendo alla pianificazione, organizzazione e gestione degli eventi ospitati presso la venue Unipol Dome. Il ruolo prevede un coinvolgimento trasversale nelle diverse fasi operative degli eventi live e corporate, garantendo il corretto allineamento tra stakeholder interni ed esterni.
Responsabilità principali
Client Management & Meeting Coordination
* Pianificazione e coordinamento dei meeting di preparazione agli eventi con clienti e promoter;
* Predisposizione di task list, follow-up e reportistica relativa agli incontri;
* Gestione autonoma di meeting operativi e di allineamento;
* Organizzazione e partecipazione a sopralluoghi e incontri presso la venue.
Coordinamento interno e allineamento operativo
* Pianificazione di meeting verticali e interfunzionali tra i dipartimenti coinvolti negli eventi;
* Supporto al coordinamento operativo delle attività tra le diverse funzioni aziendali;
* Preparazione di documentazione operativa, task list e report di avanzamento.
Event Operations
* Supporto alla gestione operativa degli eventi e delle attività collaterali richieste da clienti e promoter;
* Coordinamento delle attività onsite, inclusi sopralluoghi e verifiche operative;
* Monitoraggio delle esigenze organizzative legate agli eventi live e corporate.
Project Management & Operational Control
* Aggiornamento e gestione degli strumenti di project management (to do list, matrici RACI, Gantt e timeline di progetto);
* Monitoraggio delle tempistiche di delivery e dello stato di avanzamento delle attività;
* Verifica e aggiornamento degli strumenti operativi a supporto degli eventi, incluse checklist, budget e reportistica.
Materiali di presentazione e sviluppo progettuale
* Aggiornamento e ottimizzazione dei materiali di presentazione della venue (schede tecniche, price list e documentazione commerciale);
* Supporto alla redazione della presentazione relativa al progetto \"Estate 2027\";
* Collaborazione allo sviluppo di presentazioni dedicate alla revisione di procedure e processi interdipartimentali.
Requisiti
* Minima esperienza nel coordinamento operativo di eventi (plus: concerti, live entertainment o corporate)
* Ottime capacità di project management e gestione delle priorità
* Esperienza nella gestione di meeting, stakeholder e clienti
* Capacità di coordinamento tra team e dipartimenti interfunzionali
* Ottima organizzazione, problem solving e attenzione ai dettagli
* Buona conoscenza di strumenti di reporting, timeline, Gantt e task management
* Ottima conoscenza di PowerPoint ed Excel
* Ottima conoscenza della lingua italiana e inglese