Descrizione del lavoro:
La posizione di Segretaria è un ruolo chiave per lo studio, responsabile della gestione operativa e amministrativa. L'incaricato sarà il punto di riferimento per garantire un efficiente funzionamento delle attività quotidiane e fornire un supporto professionale ai nostri clienti e collaboratori.
Le principali responsabilità includono:
Gestione Centralino e Comunicazioni:
Rispondere al telefono in modo professionale e cortese, gestendo il centralino e smistando le chiamate.
Gestire la segreteria telefonica e la rubrica dei contatti.
Accoglienza e Front Office:
Accogliere i clienti e i visitatori presso la reception, garantendo un'immagine professionale dello studio.
Gestire l'apertura e la chiusura della porta d'ingresso.
Organizzazione Spazi e Risorse:
Gestire l'agenda della sala riunioni, coordinando le prenotazioni.
Gestire la casella di posta elettronica, smistando, rispondendo e archiviando le comunicazioni.
Effettuare ordini di libri e curare la sistemazione di riviste e della biblioteca dello studio.
Gestire l'invio di circolari ai clienti (comunicazioni varie, mensili e speciali), verificando l'aggiornamento dei contatti nel database.
Aggiornare il sito web dello studio con contenuti di base e gestire le credenziali di accesso dei clienti (se necessario).
Supporto Specifico:
Gestione di smart card (richiesta/rinnovo/utilizzo base).
Conoscenza base della gestione di F24 (compilazione/scadenze).
Supporto base per la preparazione della documentazione per revisioni e collegi sindacali.
Gestione dell'invio di email contenenti gli originali delle dichiarazioni ai clienti.