Job Overview
Per candidarsi, è sufficiente leggere la seguente descrizione del lavoro e assicurarsi di allegare i documenti pertinenti.
Inserito/a all’interno del Polo Clienti Italia e a riporto della Direttrice Esecutiva, la persona avrà la responsabilità di fornire supporto alla Direttrice Esecutiva Italia, ottimizzando i processi lavorativi e fungendo da punto di riferimento tra l’organizzazione italiana, il Gruppo e la Direttrice Italia. Inoltre supporterà la Facility & Office Manager come back‑up operativo nella gestione delle PEC, dei servizi generali e della sicurezza e salute dei lavoratori.
Responsibilities
Gestione agenda e viaggi Executive Director
Gestione contatti con Assistenti Direzioni Gruppo (Francia)
Gestione invio documenti alla firma delle funzioni di Direzione Gruppo (Francia)
Gestione e preparazione Comitati BU Italia
Redazione e preparazione di testi, documenti, report e verbali
Back‑up responsibilities
Gestione caselle PEC (Direzione; Finance; Generale)
Supporto nella gestione fornitori per tutti i servizi generali e relativi contratti uffici (pulizia, manutenzioni, cancelleria, agenzia viaggi, sicurezza, auto, catering)
Supporto nella gestione operativa sicurezza e salute dei lavoratori
Conoscenza lingua francese B2 – la conoscenza della lingua inglese sarà considerata un plus
Buona conoscenza Suite Office
Ottime doti di organizzazione e pianificazione delle attività e capacità di gestire eventuali urgenze e criticità
Esperienza pregressa di almeno 4 anni in ambito Executive Assistant in contesti internazionali strutturati, preferibilmente a struttura matriciale
Esperienza nella gestione quotidiana dei rapporti con le altre sedi europee
Precisione, attenzione al dettaglio, capacità di gestione delle scadenze e rispetto delle deadline
Forte propensione all’ascolto e alla presa in carico delle richieste provenienti dai collaboratori della BU
Buone capacità relazionali e comunicative
Disponibilità a trasferte in territorio nazionale e Francia
Qualifications
Conoscenza lingua francese B2 (inglese un plus)
Buona conoscenza Suite Office
Ottime doti organizzative e pianificazione delle attività, capacità di gestire urgenze e criticità
Esperienza pregressa (min. 4 anni) in ambito Executive Assistant in contesti internazionali matriciali
Esperienza nella gestione xjrgpwk quotidiana dei rapporti con sedi europee
Precisione e attenzione al dettaglio, rispetto delle scadenze
Buone capacità relazionali e comunicative
Disponibilità a trasferte in Italia e Francia
Benefits and Working Conditions
Polizza sanitaria e polizza infortuni professionale ed extraprofessionale
Formazione individuale e collettiva
Welfare aziendale
Flessibilità oraria in ingresso ed in uscita
Buoni pasto
Location
Sede: Via Carlo Imbonati, 18, 20159 Milano MI
Equal Opportunity Statement
Il presente annuncio è rivolto ad entrambi i sessi, ai sensi delle leggi 903/77 e 125/91 e a persone di tutte le età e tutte le nazionalità, ai sensi dei decreti legislativi 215/03 e 216/03.
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