Tribe Communication, agenzia di comunicazione con sede a Milano, cerca un/a Responsabile Amministrativo/a e Gestionale per rafforzare il proprio team. Scopo di questo ruolo è garantire l’efficienza amministrativa e gestionale dell’ufficio, occupandosi del rispetto delle scadenze fiscali e finanziarie, dell’organizzazione documentale e del supporto operativo nella gestione quotidiana.
Attività prevista
Gestione Amministrativa e Finanziaria:
Organizzazione e supervisione del ciclo attivo e passivo (fatture, pagamenti, incassi).
Aggiornamento costante e preparazione della reportistica economica e finanziaria per il monitoraggio mensile/trimestrale/annuale.
Gestione Operativa:
Organizzazione e monitoraggio delle scadenze amministrative (ciclo attivo e passivo, pagamenti, incassi)
Coordinamento con il commercialista per il conferimento di tutta la documentazione amministrativa quindicinale e mensile
Gestione dei rapporti con clienti per recupero crediti
Gestione dei rapporti con i fornitori per preventivi e pagamenti
Supporto operativo al CFO per la pianificazione economico-finanziaria
Gestione delle pratiche del personale (assunzioni, cessazioni, presenze, malattie, ecc.).
Supporto amministrativo/gestionale al reparto Account per il monitoraggio amministrativo/ economico/finanziario delle commesse
Coordinamento con fornitori tecnici e di servizio (pulizie, manutenzione, ecc.)
Gestione settimanale/quindicinale
Emissione e registrazione fatture attive e passive
Organizzazione dei pagamenti (distinte, scadenziari, F24)
Organizzazione documentale INTRA, RdA, ecc.
Controllo cash flow e previsioni mensili
Raccolta documentale per la contabilità (ciclo attivo/passivo, Intra, ecc.)
Comunicazione con clienti per solleciti di pagamento
Interfaccia con fornitori per ordini, interventi, e contratti di servizio
Verifica e aggiornamento documentazione del personale (assunzioni, dimissioni, smart working, presenze, malattia, ecc.)
Verifica gestione e monitoraggio manutenzioni della sede (Sicurezza, manutenzioni, ecc.)
Requisiti e competenze richieste:
Esperienza pregressa nel ruolo (meglio se nel settore della comunicazione).
Competenze tecniche (specificare nella candidatura il livello di conoscenza del pacchetto Office e la tipologia/nome di piattaforme utilizzate ad oggi, la padronanza di software gestionali, ecc.).
Capacità organizzativa e pianificazione del proprio tempo
Ottime doti comunicative e relazionali (specificare soft skills nella candidatura).
Conoscenza della lingua inglese
Cosa offriamo:
Tipo di contratto: CCNL da definire in base alla candidatura
Retribuzione da definire in base all'esperienza.
Benefit (ticket)
Ambiente di lavoro dinamico e stimolante con opportunità di crescita professionale.
Risultati attesi a 12 mesi
Rispetto delle scadenze senza necessità di solleciti
Flussi economici e finanziari aggiornati con precisione
Autonomia crescente nella gestione ordinaria
Autonomia crescente nella relazione con Clienti e fornitori
Fluida relazione interna con i team amministrativo, operativo e commerciale
Relazione professionale con i Clienti
Riduzione dei costi fissi e miglioramento dell’efficienza dei contratti di servizio
KPI da raggiungere in 12 mesi
% scadenze rispettate senza errore (target: 100%)
Accuratezza delle registrazioni contabili (numero errori mensili: ≤2)
Riduzione dei tempi di ritardo dei pagamenti dei Clienti
Livello di autonomia percepita dal CFO (valutazione semestrale)
Priorità dell’agenda
Monitoraggio finanziario costante
Reportistica in funzione del Controllo di gestione
Scadenze fiscali e finanziarie
Solleciti e fatturazione clienti
Soft Skills
Esperienza pregressa in ambito amministrativo-contabile
Precisione, affidabilità e capacità di organizzazione
Autonomia nella gestione delle attività
Spirito proattivo e voglia di crescere
Capacità relazionali e comunicative
Conoscenza dei principali strumenti digitali e gestionali
Problem solving immediato