Bludental Clinique, network di cliniche odontoiatriche in robusto crescita, è alla ricerca di un* Executive Assistant* da inserire nel proprio team.
Obiettivi del ruolo: • Assicurare il corretto flusso informativo e organizzativo tra Direzione e team aziendali.
• Garantire la massima riservatezza e precisione nella gestione dei dati sensibili. • Coordinare attività, meeting e trasferte riducendo inefficienze e imprevisti. • Supportare la Direzione nella preparazione di documenti strategici e presentazioni.
Mansioni e responsabilità: • Organizzazione di riunioni per il CEO(interne ed esterne) • Organizzazione, follow-up e modifiche delle riunioni ricorrenti con i membri dell’Executive Committee (ExCo) individualmente • Organizzazione, follow-up e modifiche delle riunioni ricorrenti organizzate o richieste dal CEO (tutte pianificate a partire dall’agenda del CEO) • Prenotazione delle sale riunioni • Verifica delle sale e delle attrezzature audio/video per incontri di alto livello • Prenotazione di voli, treni, taxi e altri mezzi di trasporto (online e offline tramite agenzia viaggi) • Preparazione del programma di viaggio dettagliato
• Verifica di tutti gli aspetti organizzativi in loco (prenotazione sale riunioni, catering, trasporti locali, prenotazione cene, ecc.) • Follow-up e gestione di modifiche dell’ultimo minuto al programma • Check-in dei voli • Gestione delle pratiche per il visto
• Organizzazione delle riunioni mensili dell’ExCo e di qualsiasi altra riunione correlata
• Preparazione dell’agenda dell’ExCo
• Invio di inviti calendario agli ospiti esterni
• Presenza e assistenza completa durante ogni riunione
• Organizzazione del programma di onboarding per i nuovi membri dell’ExCo
• Primo contatto confidenziale con i nuovi membri dell’ExCo (es. organizzazione del viaggio di ricollocamento, programma, prenotazione voli e trasferimenti) • Organizzazione degli incontri annuali off-site:
o Ricerca e verifica della location
o Definizione del programma e gestione degli aspetti logistici
Competenze: • Ottima padronanza del pacchetto Office (Excel, PowerPoint, Outlook). • Buona conoscenza di software di gestione agenda e project management
• Conoscenza fluente della lingua inglese (C2)• Eccellenti capacità organizzative e di problem solving.
• Riservatezza e affidabilità.
• Comunicazione chiara ed efficace. • Gestione delle priorità e resistenza allo stress.
• Flessibilità e orientamento al risultato.
Esperienze e abilità: • Esperienza pregressa di almeno 3 in ruoli di Executive Assistant, Personal Assistant o Office Manager a diretto supporto di Top Management (CEO, Direttori Generali o membri del Board).
• Esperienza maturata in contesti multinazionali o corporate complessi, con reporting internazionale. • Comprovata esperienza nella gestione di comitati esecutivi e consigli di amministrazione, inclusa la preparazione di materiali confidenziali e la gestione della logistica di alto livello.
• Background nella coordinazione di eventi aziendali, trasferte internazionali e programmi di onboarding per dirigenti. • Esperienza nella gestione di informazioni sensibili e relazioni con stakeholder esterni, quali consulenti, studi legali, investitori e partner istituzionali.