EVENTS & PROJECT SPECIALIST
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Riporta a: Head of Events
Sede: Milano (Unipol Dome)
Contratto: Tempo pieno / Data di inizio: entro luglio ****
Missione del Ruolo: La risorsa supporterà le attività di coordinamento operativo, project management e relazione con clienti e promoter, contribuendo alla pianificazione, organizzazione e gestione degli eventi ospitati presso la venue Unipol Dome.
Il ruolo prevede un coinvolgimento trasversale nelle diverse fasi operative degli eventi live e corporate, garantendo il corretto allineamento tra stakeholder interni ed esterni.
Responsabilità principali
Client Management & Meeting Coordination
Pianificazione e coordinamento dei meeting di preparazione agli eventi con clienti e promoter;
Predisposizione di task list, follow-up e reportistica relativa agli incontri;
Gestione autonoma di meeting operativi e di allineamento;
Organizzazione e partecipazione a sopralluoghi e incontri presso la venue.
Coordinamento interno e allineamento operativo
Pianificazione di meeting verticali e interfunzionali tra i dipartimenti coinvolti negli eventi;
Supporto al coordinamento operativo delle attività tra le diverse funzioni aziendali;
Preparazione di documentazione operativa, task list e report di avanzamento.
Event Operations
Supporto alla gestione operativa degli eventi e delle attività collaterali richieste da clienti e promoter;
Coordinamento delle attività onsite, inclusi sopralluoghi e verifiche operative;
Monitoraggio delle esigenze organizzative legate agli eventi live e corporate.
Project Management & Operational Control
Aggiornamento e gestione degli strumenti di project management (to do list, matrici RACI, Gantt e timeline di progetto);
Monitoraggio delle tempistiche di delivery e dello stato di avanzamento delle attività;
Verifica e aggiornamento degli strumenti operativi a supporto degli eventi, incluse checklist, budget e reportistica.
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Materiali di presentazione e sviluppo progettuale
Aggiornamento e ottimizzazione dei materiali di presentazione della venue (schede tecniche, price list e documentazione commerciale);
Supporto alla redazione della presentazione relativa al progetto "Estate ****";
Collaborazione allo sviluppo di presentazioni dedicate alla revisione di procedure e processi interdipartimentali.
Requisiti
Minima esperienza nel coordinamento operativo di eventi (plus: concerti, live entertainment o corporate)
Ottime capacità di project management e gestione delle priorità
Esperienza nella gestione di meeting, stakeholder e clienti
Capacità di coordinamento tra team e dipartimenti interfunzionali
Ottima organizzazione, problem solving e attenzione ai dettagli
Buona conoscenza di strumenti di reporting, timeline, Gantt e task management
Ottima conoscenza di PowerPoint ed Excel
Ottima conoscenza della lingua italiana e inglese