Cerchiamo un/a executive assistant da inserire nel nostro team in Italia. La figura garantirà il supporto operativo e organizzativo al top management, assicurando un’efficace pianificazione delle attività, la gestione logistica e la cura delle esigenze quotidiane del management e dell’ufficio, fornendo supporto trasversale e mantenendo alti standard di professionalità, affidabilità e riservatezza.
Responsabilità principali
* Gestione e pianificazione delle agende del CEO e della direzione generale, tecnica e commerciale, organizzando gli appuntamenti, le riunioni e le trasferte.
* Organizzazione di viaggi nazionali e internazionali (voli, hotel, visti, transfer, documentazione).
* Gestione e accoglienza di ospiti e colleghi provenienti dalla Cina o dall’estero, inclusa la preparazione di lettere d’invito, la pianificazione del soggiorno e il supporto logistico durante la permanenza.
* Gestione dell’ufficio: forniture, cancelleria, spese ordinarie, pulizie, manutenzioni e coordinamento dei fornitori di servizi.
* Gestione del parco auto aziendale (manutenzione, assicurazioni, revisioni, scadenze, rifornimenti).
* Trasferte in auto per accompagnare il CEO o altri direttori, oltre che per prese di ospiti a Padova/Venezia.
* Gestione di sottoscrizioni, protocollazione e archiviazione dei documenti, assicurando ordine, tracciabilità e riservatezza.
* Assistenza nelle pratiche di compliance aziendale e nel gruppo.
* Gestione della corrispondenza interna ed esterna, risposta al centralino telefonico, filtrando le comunicazioni verso i diversi dipartimenti interni.
* Supporto operativo al dipartimento Marketing, in particolare durante fiere, eventi o campagne, con attività di inserimento dati e supporto logistico.
Requisiti
* Esperienza di almeno 2 anni in ruoli di segreteria di direzione o office management.
* Ottime doti organizzative e capacità di gestione di più attività in parallelo.
* Patente di guida B valida, ottime capacità di guida e disponibilità a trasferte.
* Buona conoscenza del pacchetto Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
* Buona conoscenza della lingua inglese.
* Professionalità, riservatezza e spiccato senso di responsabilità.
* Attitudine al problem solving e capacità di relazione con diversi interlocutori.
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