Siamo alla ricerca di una figura da assumere a tempo pieno, caratterizzata da puntualità, precisione ed intraprendenza, con l’obiettivo di ricoprire mansioni di segretariato ed attività amministrative, che abbia una spiccata capacità nel coordinare attività di back office e front office in modo efficace ed organizzato, e nel gestire e valutare le esigenze e le priorità dell'azienda, dei colleghi e dei responsabili.
Il suo compito principale sarà pertanto quello di supportare l'intero team di lavoro svolgendo vari compiti di natura prettamente amministrativa, ma anche gestionale ed organizzativa. Più nel dettaglio:
- filtrare e smistare le comunicazioni scritte e telefoniche indirizzate alle funzioni direttive di riferimento
- pianificazione dell’agenda interna dell’ufficio e dei suoi componenti: individuare le disponibilità, le urgenze, le priorità, al fine di programmare appuntamenti in maniera ottimale
- dare assistenza al personale operante fuori dall’ufficio reperendo le informazioni necessarie mediante l’utilizzo dei principali strumenti digitali per la gestione dell’azienda (software gestionali, mail, archivi)
- revisionare e redarre testi di documenti aziendali valutandone la correttezza (grammatica e sintassi) e la sua rispondenza con gli obbiettivi di comunicazione definiti; archiviazione sistematica degli stessi
- pratiche di front office ed accoglienza del cliente individuandone le esigenze ed adottando un linguaggio ed un comportamento consono alla persona che si riceve
- gestire le richieste di interventi o preventivi a seconda delle scadenze; impaginazione e trasmissione degli stessi
- registrare sull’apposito gestionale aziendale le fatture passive, le commesse e le anagrafiche di clienti, dipendenti e fornitori
Requisiti minimi richiesti:
- Doti comunicative e relazionali, per telefono o di presenza, indispensabili rappresentando il primo contatto dei colleghi e responsabili e del cliente con l’azienda
- Conoscenza del pacchetto Microsoft Office in modo sicuro e veloce
- Capacità organizzative e multitasking per riuscire a gestire contemporaneamente diversi compiti come accogliere un cliente e rispondere al telefono
- Problem solving, per essere in grado di gestire in modo efficace ogni tipo di imprevisto
-Precisione, per riuscire a gestire in maniera corretta ed affidabile numeri e dati fondamentali del settore