Job Overview
Inserito/a all’interno del Polo Clienti Italia e a riporto della Direttrice Esecutiva, la persona avrà la responsabilità di fornire supporto alla Direttrice Esecutiva Italia, ottimizzando i processi lavorativi e fungendo da punto di riferimento tra l’organizzazione italiana, il Gruppo e la Direttrice Italia. Inoltre supporterà la Facility & Office Manager come back‑up operativo nella gestione delle PEC, dei servizi generali e della sicurezza e salute dei lavoratori.
Responsibilities
* Gestione agenda e viaggi Executive Director
* Gestione contatti con Assistenti Direzioni Gruppo (Francia)
* Gestione invio documenti alla firma delle funzioni di Direzione Gruppo (Francia)
* Gestione e preparazione Comitati BU Italia
* Redazione e preparazione di testi, documenti, report e verbali
Back‑up responsibilities
* Gestione caselle PEC (Direzione; Finance; Generale)
* Supporto nella gestione fornitori per tutti i servizi generali e relativi contratti uffici (pulizia, manutenzioni, cancelleria, agenzia viaggi, sicurezza, auto, catering)
* Supporto nella gestione operativa sicurezza e salute dei lavoratori
* Conoscenza lingua francese B2 – la conoscenza della lingua inglese sarà considerata un plus
* Buona conoscenza Suite Office
* Ottime doti di organizzazione e pianificazione delle attività e capacità di gestire eventuali urgenze e criticità
* Esperienza pregressa di almeno 4 anni in ambito Executive Assistant in contesti internazionali strutturati, preferibilmente a struttura matriciale
* Esperienza nella gestione quotidiana dei rapporti con le altre sedi europee
* Precisione, attenzione al dettaglio, capacità di gestione delle scadenze e rispetto delle deadline
* Forte propensione all’ascolto e alla presa in carico delle richieste provenienti dai collaboratori della BU
* Buone capacità relazionali e comunicative
* Disponibilità a trasferte in territorio nazionale e Francia
Qualifications
* Conoscenza lingua francese B2 (inglese un plus)
* Buona conoscenza Suite Office
* Ottime doti organizzative e pianificazione delle attività, capacità di gestire urgenze e criticità
* Esperienza pregressa (min. 4 anni) in ambito Executive Assistant in contesti internazionali matriciali
* Esperienza nella gestione quotidiana dei rapporti con sedi europee
* Precisione e attenzione al dettaglio, rispetto delle scadenze
* Buone capacità relazionali e comunicative
* Disponibilità a trasferte in Italia e Francia
Benefits and Working Conditions
* Polizza sanitaria e polizza infortuni professionale ed extraprofessionale
* Formazione individuale e collettiva
* Welfare aziendale
* Flessibilità oraria in ingresso ed in uscita
* Buoni pasto
Location
* Sede: Via Carlo Imbonati, 18, 20159 Milano MI
Equal Opportunity Statement
Il presente annuncio è rivolto ad entrambi i sessi, ai sensi delle leggi 903/77 e 125/91 e a persone di tutte le età e tutte le nazionalità, ai sensi dei decreti legislativi 215/03 e 216/03.
#J-18808-Ljbffr