Descrizione dell'azienda La nostra mission e’ _making the difference_: ciò significa offrire risultati migliori ai nostri clienti, aiutare i nostri dipendenti a realizzare il loro potenziale e fare la nostra parte per creare una società innovative e che guarda al futuro. Ogni giorno aiutiamo i nostri principali clienti globali a realizzare progetti ambiziosi e altamente tecnici, in oltre 112 uffici in tutto il mondo. Descrizione del lavoro Posizione dedicata ai professionisti appartenenti alle categorie protette. In qualità di responsabile dell'ufficio, coordinerai e supervisionerai le mansioni amministrative generali nel nostro ufficio di Milano e assicurerai che tutto funzioni in modo efficiente e senza intoppi, oltre a contribuire a garantire che i nostri dipendenti siano supportati e guidati in tutto il loro percorso in azienda. Mansioni: - Attività generali di front office, come rispondere a richieste telefoniche e prendere messaggi, ricevere e smistare posta in arrivo e consegne, stampare, formattare documenti e gestire posta/corrieri in uscita; - Gestire l'inventario delle forniture per ufficio ed effettuare gli ordini se necessario; - Fornire supporto amministrativo, se necessario, inclusa la pianificazione di riunioni, management di calendari, fare ricerche e creare report; - Supportare l'azienda con la presentazione della documentazione ufficiale alle autorità italiane - Predisporre meeting interni/esterni, sale, strutture e rinfreschi; - Gestire la pulizia generale dell'ufficio e l'ambiente; - Meet & Greet per ospiti esterni; - Essere punto di riferimento tra ufficio e i colleghi, per quando sono in remoto o nei siti dei progetti; - Lavora a stretto contatto con i team di supporto in tutto il Pease per migliorare i processi e sviluppare nuovi procedure lavorative per facilitare il lavoro; - Aggiorna i contatti e marketing database (CMD) con le informazioni dei clienti - Supporto nella reportistica aziendale, nella corporate governance e nel quality management; - Supporto locale del team IT globale; - Supportare i direttori nell'organizzazione di viaggi di lavoro prenotando hotel e voli tramite la nostra agenzia di viaggi partner esterna; - Preparare i nuovi colleghi al loro primo giorni di lavoro; - Supportare HR europei/locali con l'amministratore locale delle risorse umane e il coordinamento dei progetti su richiesta; - Ulteriori incarichi da assegnare su richiesta. Qualifiche - 2-5 anni di esperienza lavorativa in un ruolo amministrativo/di gestione d'ufficio - Attenzione ai dettagli e alla qualità - Forti capacità organizzative, quali time management e capacità di stabilire le priorità - Self starter - Ottime capacità comunicative e interpersonali - Forti capacità di problem solving e capacità analitiche - Deve essere competente con Microsoft Office e avere un'affinità técnica generale - Italiano e inglese fluenti Informazioni aggiuntive Le persone che lavorano in Turner & Townsend condividono la nostra visione e la nostra missione. Offriamo un ottimo posto di lavoro, dove ogni persona ha l'opportunità e la voce per influenzare il cambiamento. Vogliamo che i nostri dipendenti abbiano successo sia nel lavoro che nella vita. A sostegno di ciò, promuoviamo un ambiente di lavoro sano, produttivo e flessibile che rispetti l'equilibrio tra lavoro e vita privata. Join our social media conversations for more information about Turner & Townsend and our exciting future projects: Twitter Instagram LinkedIn