Informazioni sul ruolo
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Sede: Milano / Remoto (smartworking prevalente)
Riporta a: CFO
Lingua: italiano (livello madrelingua) + ottima conoscenza dell'inglese (ambiente internazionale)
Tipo di contratto: tempo indeterminato
Disponibilità: immediata o da concordare
Esperienza minima: 5 anni in ruoli analoghi
RAL: 30-40k dipendente o partita IVA
Settore: AI & Deep Tech · Venture Building · Consulenza
Chi siamo
AI Venture Builder (AIVB) è un venture studio specializzato nella costruzione, lancio e scaling di aziende AI verticali a velocità industriale. Identificare opportunità di alto valore nei mercati verticali, costruire prodotti AI di livello production in settimane, non anni, e trasformarli in società indipendenti pronte per la crescita esponenziale: questa è la nostra missione.
Operiamo all'intersezione tra ricerca frontale e mercato, con una piattaforma AI proprietaria (AutoRAG, MLOps, deployment on-premise) condivisa da tutti i nostri prodotti. Il nostro portafoglio spazia dalla difesa e sicurezza alla sanità, dalla moda e lusso al fintech, dalla real estate all'EdTech.
Contiamo su una base clienti enterprise già validata, tra cui Cy4Gate S.p.A. (Euronext Growth), Elettronica S.p.A. (ELT Group), PCS Group, e su €4M raccolti nel 2025 tra round istituzionali, Business Angels e crowdfunding, oltre a €857K in grant pubblici.
La posizione
Cerchiamo una figura esperta da inserire nel team Operations & Finance con il ruolo di Responsabile Bandi, Gare d'Appalto e Amministrazione Aziendale. La risorsa gestirà in autonomia l'intero ciclo di vita dei bandi di finanziamento (europei, nazionali e regionali) e delle gare d'appalto pubbliche, affiancando al contempo la direzione nella gestione contabile e amministrativa della società.
Il profilo ideale unisce competenze tecniche in grant writing e rendicontazione a una solida base amministrativo-contabile, con la capacità di muoversi in un contesto startup ad alta velocità di crescita.
Responsabilità principali
PREPARAZIONE BANDI E FINANZIAMENTI
Scouting e monitoraggio sistematico di bandi e opportunità di finanziamento pubblico (Horizon Europe, PNRR, FESR, FSE+, Erasmus+, MUR, MISE, regioni, enti locali) rilevanti per le attività di AIVB e dei suoi spin-off.
Redazione, strutturazione e presentazione di domande di finanziamento: business plan tecnico-economici, work package, budget di progetto e documentazione di candidatura.
Coordinamento con i referenti tecnici interni (team AI, product leads) per la raccolta dei contenuti progettuali e la corretta descrizione delle attività eleggibili.
Gestione delle fasi istruttorie, dei contraddittori e degli adempimenti post-concessione con gli enti finanziatori.
Monitoraggio delle scadenze di rendicontazione e delle milestone contrattuali per ciascun progetto finanziato.
GARE D\'APPALTO E PROCUREMENT PUBBLICO
Analisi e qualificazione di bandi di gara (Codice dei Contratti Pubblici, D.Lgs. 36/2023) per forniture e servizi IT, AI e consulenza tecnologica.
Predisposizione della documentazione di offerta: documenti amministrativi, offerta tecnica, dichiarazioni, DGUE, garanzie fideiussorie.
Gestione dell'iscrizione e del mantenimento dei profili aziendali sui portali di e-procurement (MePA, CONSIP, portali regionali, Simog).
Coordinamento con legali e consulenti esterni per la verifica dei requisiti di partecipazione e la conformità delle offerte.
Monitoraggio dell'esito delle procedure e gestione degli adempimenti contrattuali in fase di aggiudicazione.
RENDICONTAZIONE DI PROGETTI FINANZIATI
Predisposizione e invio di rendiconti intermedi e finali verso organismi pagatori (REA, autorità di gestione, ministeri, regioni).
Raccolta, verifica e archiviazione della documentazione giustificativa di spesa (fatture, buste paga, ordini, estratti conto, timesheets).
Elaborazione dei cost statement, financial report e dichiarazioni di spesa secondo le linee guida del finanziatore.
Supporto alle attività di audit e verifica documentale da parte di organismi di controllo nazionali ed europei.
CONTABILITÀ E AMMINISTRAZIONE AZIENDALE
Gestione del ciclo attivo e passivo: emissione fatture, registrazione movimenti, riconciliazione bancaria.
Monitoraggio e aggiornamento dei budget aziendali e di progetto, con segnalazione tempestiva degli scostamenti.
Interfaccia con il consulente fiscale/commercialista per la tenuta della contabilità generale e gli adempimenti periodici (IVA, F24, INPS, INAIL).
Gestione della contrattualistica con partner, fornitori e collaboratori: preparazione, verifica e archiviazione di contratti, NDA, accordi di partenariato.
Supporto alla direzione nella pianificazione finanziaria, nella gestione della liquidità e nella preparazione di report per investitori e board.
Presidio degli adempimenti societari ordinari in coordinamento con notaio e consulenti legali.
Requisiti richiesti
ESPERIENZA
Almeno 5 anni di esperienza documentata in ruoli di gestione bandi, gare d\'appalto e/o amministrazione aziendale.
Comprovata esperienza nella redazione e rendicontazione di progetti finanziati da fondi europei o nazionali (Horizon, FESR, FSE+, PNRR o equivalenti).
Esperienza diretta nella partecipazione a gare d\'appalto pubbliche e nella gestione delle relative procedure amministrative.
Conoscenza delle regole di ammissibilità delle spese dei principali regolamenti europei (Reg. UE 2021/1060, 2021/695 e s.m.i.).
COMPETENZE TECNICHE
Padronanza di Excel avanzato (tabelle pivot, CERCA.VERT, formule finanziarie) e dei principali strumenti di project management.
Familiarità con i portali di rendicontazione e submission (Funding & Tenders Portal, SIF, SIGFRIDO, SGP, MePA o equivalenti).
Conoscenza dei principi di contabilità generale e analitica per centri di costo.
Buona conoscenza della lingua inglese scritta e parlata (B2 minimo), necessaria per la comunicazione con partner e project officer europei.
La conoscenza di software gestionali (TeamSystem, Zucchetti, SAP o equivalenti) costituisce titolo preferenziale.
FORMAZIONE
Laurea in Economia, Giurisprudenza, Scienze Politiche, Ingegneria Gestionale o discipline affini.
Corsi di specializzazione in project management europeo, rendicontazione fondi strutturali o certificazioni PMP/PRINCE2 costituiscono titolo preferenziale.
SOFT SKILLS
Elevata precisione e attenzione al dettaglio, con capacità di lavorare su scadenze stringenti e multiple in contemporanea.
Forte autonomia operativa e capacità di strutturare processi in un contesto startup in rapida evoluzione.
Orientamento al problem solving e proattività nell'anticipare criticità amministrative e regolatorie.
Ottime capacità relazionali per interfacciarsi con interlocutori eterogenei: team tecnico, investitori, enti pubblici, partner industriali.
Cosa offriamo
Inserimento con contratto a tempo indeterminato o partita IVA in un venture studio in forte crescita, con un portafoglio di prodotti AI già validati e clienti enterprise attivi.
Ruolo con piena autonomia e visibilità diretta sul management: lavorerai a contatto con il CEO, il CFO e il team di fondatori.
Flessibilità organizzativa: smartworking prevalente con incontri periodici in presenza.
Opportunità di crescita verso un ruolo di Head of Operations & Finance con responsabilità sull\'intero portafoglio di spin-off AIVB.
Formazione continua su normativa europea, nuovi programmi di finanziamento e strumenti di gestione aziendale.
Coinvolgimento in un ecosistema unico: ricerca AI d'avanguardia, aziende in portfolio nei settori difesa, healthcare, fashion tech, fintech e real estate.
Come candidarsi
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