Specialista in Amministrazione • Vicenza, it
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Per supportare la nostra continua crescita e la crescente complessità operativa della nostra struttura internazionale, siamo alla ricerca di uno Specialista Amministrativo che supporti principalmente le operazioni finanziarie delle nostre entità, come contabilità di base e controllo dei costi. Il ruolo includerà anche responsabilità amministrative limitate a supporto delle funzioni Legal e HR. Nota: questa posizione non è un ruolo da Controller né esclusivamente Finance, ma un ruolo ibrido che combina amministrazione, supporto contabile e coordinamento operativo.
Responsabilità principali
- Controllo dei costi & supporto al budget (90%)
- Fornire supporto operativo nei processi contabili, fiscali e amministrativi, collaborando strettamente con il team Amministrazione su tematiche internazionali e, quando necessario, italiane. Il ruolo richiede una solida base pratica in contabilità e fiscalità per supportare efficacemente le attività quotidiane.
- Supportare la preparazione e la manutenzione dei budget operativi delle entità aziendali e delle principali attività.
- Monitorare le spese effettive rispetto al budget e mantenere file di controllo costi per garantire visibilità al management.
- Monitorare i costi dei fornitori, le spese ricorrenti (software, servizi, abbonamenti) e i costi operativi una tantum.
- Verificare fatture e spese rispetto ai budget approvati e ai termini contrattuali.
- Segnalare rischi di budget, sforamenti o costi imprevisti agli stakeholder rilevanti.
- Supportare l’allocazione dei costi tra le diverse entità, ove applicabile.
- Supportare il coordinamento cross‑funzionale tra Finance, Legal, HR e fornitori esterni.
- Garantire che gli obblighi contrattuali siano allineati con i budget approvati e i processi di pagamento.
- Legal & gestione contratti (5%): Gestire promemoria per rinnovi contrattuali e coordinare i processi decisionali interni.
- Coordinarsi con consulenti legali esterni quando è necessaria una revisione o un supporto formale.
- Supportare la preparazione e l’aggiornamento di template operativi, policy o accordi standard, se necessario.
- Supporto alle operazioni HR (5%): Supportare i processi amministrativi di onboarding e offboarding.
- Contribuire a garantire coerenza operativa e allineamento della documentazione tra le diverse entità.
- Coordinarsi con stakeholder interni e fornitori locali payroll / HR quando richiesto.
Requisiti essenziali
- 1–3 anni di esperienza in ambito operations, amministrazione, supporto finance o ruolo correlato (stage o esperienze progettuali rilevanti sono considerati).
- Forti capacità organizzative e attenzione al dettaglio, con abilità nella gestione di documenti, scadenze e stakeholder multipli.
- Conoscenza base delle operazioni aziendali, budgeting / contabilità di base o processi amministrativi.
- Buona familiarità con fogli di calcolo (Excel o Google Sheets) per il monitoraggio di budget, costi o dati operativi.
- Esperienza nella gestione documentale o utilizzo di repository condivisi (Google Drive, SharePoint o simili).
- Ottime capacità di comunicazione scritta e orale in inglese (livello B2 o superiore) (altre lingue sono un plus); il ruolo prevede interazione quotidiana con Manager e consulenti esterni anglofoni.
- Mentalità proattiva e orientata al problem solving, con forte attenzione all’accuratezza e all’affidabilità operativa.
- Capacità di lavorare in un ambiente remoto, internazionale e cross‑funzionale.
- Esperienza pratica nell’utilizzo di strumenti di AI (es. ChatGPT o simili) per supportare ricerca, organizzazione o efficienza operativa è considerata un plus.
Perché entrare in Discoup?
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