La risorsa sarà responsabile di assicurare il corretto supporto amministrativo, organizzativo e operativo alle attività dell’officina, garantendo la gestione efficace dei flussi documentali e gestionali, la programmazione delle attività e il coordinamento tra clienti, officine autorizzate e funzioni interne.
Il ruolo prevede inoltre il presidio dei processi post‑vendita, il supporto alla fatturazione e alla pianificazione degli interventi, contribuendo alla fluidità ed efficienza complessiva del reparto.
Responsabilità principali
* Gestire le attività di back office a supporto dell’officina, assicurando continuità e correttezza dei flussi amministrativi e operativi
* Curare la preventivazione e la fatturazione degli interventi, verificando la completezza e correttezza dei dati
* Gestire le chiamate dei clienti per la pianificazione degli appuntamenti e la raccolta delle informazioni necessarie
* Aggiornare e monitorare il file di programmazione officina, supportando la gestione dei carichi di lavoro e delle priorità
* Condurre il flash meeting settimanale di reparto, garantendo allineamento su attività, priorità e criticità
* Interfacciarsi con officine autorizzate per la gestione tecnico‑amministrativa delle lavorazioni e dei flussi documentali
* Monitorare i portali delle case madri per scadenze manutentive e rinnovi contrattuali (telediagnosi, CIFA Vista, LiveLink)
* Gestire il lancio dei picking relativi ai ricambi (OVO, CA, ODL)
* Collaborare con l’ufficio acquisti per la gestione dei materiali necessari alle lavorazioni
* Coordinarsi con capi officina, tecnici, magazzino e amministrazione per garantire l’efficienza dei processi
* Pianificare e gestire la formazione tecnica in base ai calendari delle case madri
* Monitorare l’avanzamento delle attività di officina, segnalando eventuali ritardi o criticità
* Gestire la relazione con i clienti, fornendo aggiornamenti e supporto informativo
* Supportare la gestione documentale relativa a garanzie, campagne tecniche e contratti di servizio
* Predisporre report, file di controllo e strumenti di monitoraggio
* Garantire l’archiviazione ordinata e completa della documentazione
* Esperienza in ruoli analoghi in contesti di officina o post‑vendita (preferibile settore automotive o macchine industriali)
* Ottime capacità organizzative e di gestione delle priorità
* Buone competenze amministrative e documentali
* Capacità relazionali e di coordinamento con interlocutori interni ed esterni
* Familiarità con sistemi gestionali e strumenti di pianificazione
* Precisione, problem solving e orientamento al cliente
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