Synergie Italia Spa, filiale di Milano Cadorna, ricerca per azienda cliente altamente qualificata un profilo da inserire in qualità di:
OFFICE MANAGER
La figura selezionata dovrà coniugare professionalità e discrezione, in linea con l’identità e il posizionamento di alto livello della società, riuscendo a combinare precisione operativa, cura dell’esperienza dell’ospite e capacità di coordinamento interno, fornendo un presidio trasversale anche su attività di supporto IT. In particolare, si occuperà di:
Accoglienza e gestione ospiti
* Accoglienza clienti e visitatori;
* Cura dell’esperienza dell’ospite;
* Preparazione, riordino e cura degli spazi (sale riunioni, reception, aree comuni);
Gestione sale riunioni e meeting
* Verifica dello stato delle sale;
* Supporto logistico e organizzativo per meeting in presenza, videocall;
* Allestimento per pranzi di lavoro, in costante coordinamento con assistenti e team.
Supporto area IT
* Gestione operativa degli acquisti IT (hardware di base, accessori, materiali di consumo), in coordinamento con i referenti interni;
* Monitoraggio delle dotazioni IT e segnalazione di eventuali necessità o criticità, con interfaccia con la società IT esterna per segnalazioni e coordinamento degli interventi;
* Supporto di primo livello agli utenti per problematiche semplici (es. connessioni, sale riunioni, videocall);
* Supporto logistico nell’onboarding di nuovi dipendenti (predisposizione postazioni, dotazioni base).
Front office e comunicazione
* Gestione del centralino telefonico;
* Gestione degli accessi degli ospiti e comunicazione con i team interni;
* Ricezione e gestione di corrispondenza, pacchi e spedizioni.
Gestione operativa e organizzativa
* Supervisione e riordino delle dotazioni della reception (bevande, materiali, forniture);
* Gestione degli acquisti generali;
* Supporto alle attività di segreteria (es. organizzazione viaggi, modifiche prenotazioni, supporto documentale);
* Coordinamento con fornitori.
Si richiedono:
* Diploma;
* Esperienza pregressa nel ruolo, preferibilmente in contesti di rappresentanza o in società di consulenza strutturate;
* Ottime doti relazionali, comunicative e di problem solving, approccio proattivo e orientato al servizio;
* Predisposizione al lavoro in team;
* Buona conoscenza della lingua inglese, scritta e parlata (la conoscenza di un’eventuale altra lingua sarà considerata un plus);
* Ottima padronanza dei principali strumenti informatici (pacchetto Office, calendari condivisi, Teams);
Precisione, riservatezza, capacità organizzativa e autonomia operativa completano il profilo.
Luogo di lavoro: Milano (centro).
Orario di lavoro: full time 40 ore settimanali, lunedì-venerdì, 9.30-13.00 e 14.00-18.30.
Si offre inserimento iniziale a tempo determinato in somministrazione, con contratto della durata di 1 anno, finalizzato. CCNL Commercio, 4° livello, RAL 25K, ticket 7€.