Descrizione del lavoro
Siamo alla ricerca di una Segreteria di Direzione con esperienza, capace di operare con precisione, autonomia e un solido senso delle priorità all'interno di un contesto professionale di alto livello.
La risorsa selezionata affiancherà direttamente il titolare, garantendo un supporto organizzativo, operativo e relazionale efficace, contribuendo alla gestione fluida delle attività quotidiane, delle comunicazioni e delle relazioni istituzionali, nel pieno rispetto della riservatezza e degli standard professionali richiesti.
La figura affiancherà inoltre il CEO anche in attività di carattere commerciale, supportando la gestione di relazioni con clienti e interlocutori strategici.
Responsabilità principali
Gestione dell'agenda del titolare
* Organizzazione, pianificazione e aggiornamento costante dell'agenda.
* Coordinamento di appuntamenti, riunioni, scadenze operative e strategiche.
* Gestione e pianificazione di trasferte e impegni fuori sede.
Coordinamento delle comunicazioni esterne
* Filtro e gestione delle comunicazioni in entrata e in uscita.
* Gestione strutturata della corrispondenza email e dei flussi informativi.
* Capacità di comprendere, contestualizzare e gestire le richieste anche quando formulate in modo sintetico o urgente.
Supporto alle attività commerciali del CEO
* Affiancamento al CEO nelle attività di relazione con clienti e interlocutori strategici.
* Supporto organizzativo nella preparazione di incontri commerciali, presentazioni e materiali di proposta.
* Monitoraggio delle comunicazioni con clienti e partner, con attenzione alla gestione dei follow-up e delle opportunità di sviluppo del business.
Supporto organizzativo alle riunioni del titolare
* Pianificazione e organizzazione delle riunioni.
* Preparazione della documentazione necessaria.
* Redazione di report operativi chiari, sintetici e orientati all'azione, con evidenza di punti chiave, decisioni prese, step successivi e relative priorità.
Accoglienza ospiti e interlocutori istituzionali
* Organizzazione e gestione dell'accoglienza di clienti, partner, collaboratori e figure istituzionali.
* Cura del contesto e della rappresentanza aziendale in ogni interazione.
Coordinamento viaggi e trasferte
* Prenotazione di voli, hotel e trasporti.
* Predisposizione della documentazione necessaria alle trasferte.
* Gestione efficiente di variazioni, imprevisti e riprogrammazioni.
Preparazione di presentazioni e reportistica
* Elaborazione di documenti, presentazioni e report a supporto delle attività del titolare.
* Attenzione alla chiarezza, alla struttura e all'efficacia comunicativa dei materiali.
Gestione delle priorità
* Supporto attivo nella gestione delle urgenze e delle priorità strategiche.
* Capacità di anticipare le esigenze operative e organizzative del titolare.
Riservatezza e rappresentanza
* Mantenimento della massima discrezione su informazioni, documenti e relazioni.
* Comportamento sempre improntato a professionalità, affidabilità e senso della responsabilità.
Lavoro in Team
* Collaborazione costante e diretta con il titolare e con le figure chiave dell'organizzazione.
* Attività svolta in presenza presso la sede operativa di Via Appia Antica 249/B, Roma, con possibilità di trasferte.
Candidarsi esclusivamente se in possesso dei seguenti requisiti
* Esperienza pregressa nel ruolo di Segreteria di Direzione o assistenza a figure apicali.
* Elevata capacità organizzativa, precisione e affidabilità.
* Ottime capacità di sintesi, comprensione del contesto e gestione delle priorità.
* Ottima padronanza degli strumenti informatici e dei principali software di produttività.
* Forte senso della riservatezza e della rappresentanza.
* Capacità di lavorare in autonomia e di gestire situazioni complesse con equilibrio e professionalità.
* Conoscenza professionale della lingua inglese.
* La conoscenza di una seconda e/o terza lingua straniera è considerata un plus.
* Un background o esperienza in ambito commerciale, utile a supportare il CEO nelle attività di relazione con clienti e nello sviluppo delle opportunità di business, sarà considerato un ulteriore plus.