Havas Life, agenzia specializzata nella comunicazione Healthcare & Wellbeing, ricerca un / a Executive Assistant
La risorsa inserita si occuperà delle seguenti attività :
Assistenza al CEO :
* Assistenza personale al CEO : agenda, impegni e viaggi, organizzazione riunioni / meeting- Assistenza al CEO in attività di rappresentanza nell’ambito dei contatti con associazioni ed istituzioni- Relazione / supporto con il Board Italia e verso Team Internazionale- Relazioni istituzionali (clinici, opinion leaders, Società Scientifiche, Associazioni, Istituzioni e i diversi interlocutori della Direzione Generale)- Coordinamento e governance iscrizioni annuali CEO / Società ad associazioni / federazioni- Gestione firma digitale certificata e firma digitale per disposizioni di pagamento- Elaborazione e reporting al CEO note spese CEO / HH&Y per carta corporate
Segreteria di presidenza per associazioni : AssoHealth / GWPR- Supporto alle attività Corporate (progetti e eventi) con il team Corp di HH&Y- Interfaccia e supporto Segreteria / Tesoreria GWPR- Supporto organizzazione Consigli Direttivi e Assemblee- Partecipazione ad alcuni meeting e redazione minute e verbali
Segreteria di direzione- Acquisto titoli di viaggio per la direzione (CEO e Board), per i consulenti esterni e per tutto lo staff in occasione di meeting che coinvolgano tutta l’Agenzia- Manutenzione ed aggiornamento Database / CRM clienti- Aggiornamento rubriche e contatti Direzione / CEO- Monitoring gestione archivio su disco comune- Elaborazione note spese utilizzo carta di credito Amex Corp- Verifica richiesta autorizzazioni processo acquisti- Gestione nuovi ingressi nel team Life : coordinamento con Ufficio Personale e IT per strumenti di lavoro, accoglienza, welcome kit- Gestione contratti accordi quadro con consulenti : rinnovi, nuovi contratti e gestione operativa per la definizione degli accordi
Meeting ed eventi- Organizzazione Staff Meeting e colazioni interne al team HH&Y- Organizzazione riunioni e meeting EU / Internazionale- Organizzazione, gestione e coordinamento meeting / eventi istituzionali esterni : clienti - associazioni - istituzioni- Coordinamento campagna / evento Natale- Gestione degli aspetti logistici di riunioni ed eventi della Direzione sia in sede sia fuori sede, coordinandosi con le altre figure aziendali e / o i fornitori- Accoglienza ospiti
Office management- Gestione telefonia mobile ed auto aziendali- Verifica giacenze cancelleria e beni di consumo ed acquisto rifornimenti- Cooperazione alla manutenzione degli spazi in ufficio : ordine e cura degli spazi e allestimento con acqua, caffè, etc..; coordinamento con i Servizi Generali per la verifica delle attività dell’impresa di pulizie e per la gestione di attività operative quotidiane o straordinarie- Gestione della biblioteca interna (da lanciare ancora on hold, parliamo di 40 libri da registrare in un libro poi in autogestione)
Requisiti richiesti :
* Esperienza consolidata nel ruolo di Assistente di Direzione- Conoscenza del settore Pharma & Healthcare- Ottime capacità organizzative e di coordinamento di progetti ed attività- Leadership ed autorevolezza personale- Spiccate doti di comunicazione ed abilità nella gestione delle relazioni interpersonali a tutti i livelli- Flessibilità, attitudine al problem solving, proattività- Ottima conoscenza della lingua inglese
Sede di lavoro : Milano + smartworking
Orario di lavoro : Full-time
Autorizzo il trattamento dei miei dati personali ai sensi dell’art. 13 d. lgs. 30 giugno 2003 n°196 - “Codice in materia di protezione dei dati personali” e dell’art. 6
* e 13 GDPR 679 / 16 - “Regolamento europeo sulla protezione dei dati personali”
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